Pour optimiser ses échanges avec ses clients, le Cetim-Cermat, laboratoire d'analyses industrielles, a mis en place, en six semaines, une solution de dématérialisation à valeur légale de ses PV d'analyses et factures.
Afin de fluidifier et optimiser les échanges avec ses clients, le Cetim-Cermat, laboratoire d’essais et d’analyses industrielles intervenant auprès de grandes société industrielles, a mis en place une solution de dématérialisation à valeur légale de ses PV d’analyses et factures clients, incluant un archivage décennal règlementaire.
Pour répondre à l’ensemble de ses besoins fonctionnels, le laboratoire a ainsi opté pour la solution E-coffrefort de l’OFSAD (Office Français pour la Sécurité et l’Archivage des Documents). La cinématique est simple : une fois le rapport d’analyse rédigé, il est signé et contresigné électroniquement par le collaborateur et un responsable hiérarchique. Le collaborateur peut alors, d’un simple clic de souris, le transmettre et le classer simultanément dans le coffre-fort du client et dans celui du Cetim-Cermat, et notifier sa disponibilité aux correspondants concernés. De même, la journalisation des évènements doit permettre à Cetim-Cermat de suivre la consultation des documents.
Précurseur depuis 2006 des solutions d’archivage en ligne à valeur probante de documents du particulier et des entreprises, l’OFSAD, tiers de confiance (organisme habilité à mettre en œuvre des signatures électroniques), membre de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance), a développé un service de coffre-fort virtuel, service d’archivage de documents en mode hébergé (SaaS).
La qualité de « tiers de confiance » permet de certifier l’intégrité des documents restitués ainsi que leur date de dépôt au coffre en référence à la norme AFNOR NF Z42-013. Ainsi, en garantissant que les documents n’ont été ni falsifiés, ni corrompus depuis leur dépôt, ils pourront profiter d’une valeur probante (Art. 1348 aliéna 2 du Code Civil) face à un fournisseur, un juge, un assureur, un client, l’administration fiscale.
Tous les dépôts au coffre, quelque soit la méthode employée (ScanDirect, FaxDirect, PrintDirect, PhotoDirect, Drag & Drop, CD-Direct ou téléchargement) sont entièrement automatisés afin d’assurer la plus stricte confidentialité et d’éviter toute erreur humaine. Il en va de même lors de la récupération des documents (impression locale, envoi par mail, téléchargement) ou de la gestion des documents (classement, renommage, recherche, suppression…).
L’OFSAD peut restituer des copies de tous les documents, d’origine papier et numériques, transformés en PDF, toujours lisibles et exploitables plus de trente ans après leur dépôt. En effet, les formats de fichiers numériques (actuellement PDF/A) changent fréquemment et parfois même plusieurs fois par décennies. Les documents sont stockés dans trois data-centers sécurisés : un centre principal, un centre secondaire distant de 3 kilomètres et un troisième centre, qui assure un back-up quotidien.
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