Enjeux de l'archivage dans le contexte électronique
Archivage électronique - Problématique et normes

Dans l'environnement papier, le processus d'archivage est rigoureux mais simple et il ne devient complexe que lorsque les archives elles-mêmes sont nombreuses, hétérogènes et de conservation longue. Les documents à archiver sont identifiés à l'aide d'un référentiel d'archivage qui recense les types de documents produits et leur durée de conservation, puis décrits et mis en boîtes ; les boîtes sont numérotées, placées éventuellement dans des conteneurs et stockées sur les rayonnages ad hoc dans des locaux présentant les conditions requises en termes de température, hygrométrie, éclairage, protection contre l'incendie et l'intrusion. Les mouvements d'entrée (versements) et sortie (élimination, communication) sont suivis à l'aide d'un outil informatique.

Avec l'électronique, la question de l'archivage doit être reposée et repensée. En effet, avec 90 % de l'information globale produite via des outils électroniques (bureautique, bases de données, sites Web, messagerie), l'électronique va devenir peu à peu le support naturel d'archivage. Il est logique, comme on l'a toujours fait, d'archiver les documents sous leur forme initiale de production et de validation.

Or, la forme des documents électroniques se révèle plus délicate à gérer que la feuille de papier ou le registre traditionnels. Certes, les systèmes électroniques produisent des fichiers simples, texte ou image, dont la logique de gestion sérielle est comparable à la gestion d'archives dans l'environnement analogique, mais ils produisent aussi, et de plus en plus, des données complexes parce que composites et hétérogènes, accompagnées de métadonnées :

• d'un côté, le contenu mêle du texte, de l'image, du son, codés chacun avec un format spécifique ;

• de l'autre, la structure et la présentation de ces données qui peuvent se référer à une feuille de style, à un modèle extérieur par lequel il faudra passer pour recomposer le document et le donner à voir à l'utilisateur.

On note aussi que la notion de dossier, matérialisée dans l'environnement papier par une chemise cartonnée, est complètement virtualisée dans l'environnement électronique : l'appartenance au dossier se gère par l'attribution d'un code ou identifiant de dossier commun aux différentes pièces du dossier sans que celles-ci aient besoin d'être physiquement...