Bibliographie & annexes
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RÉSUMÉ
La famille des normes ISO 30300 constitue une opportunité pour aborder la question de la gouvernance de la gestion documentaire dans le cadre des normes de système de management (NSM). Elle positionne le rôle de l'ISO 15489, dite du records management, en apportant et en formalisant un cadre méthodologique destiné aux directions des organismes afin de leur permettre de définir leur stratégie. Cet article aborde la conception de ces normes et l'interopérabilité des normes de système de management. Le système de management intégré (SMI) permet de réunir tous les acteurs dans un objectif commun de minimisation des risques.
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The ISO 30300 family of standards represents an opportunity to address the issue of governance of document management within the management system standards (MSS). It positions the role of the so-called ISO 15489 records management and providing a methodological framework for formalizing the directions of organizations to enable them to define their strategy. This article discusses this series of standards as well as its major role in interoperability standards management system. Integrated management system (IMS) actually brings players into a common objective of minimizing risks.
Auteur(s)
-
Michel COTTIN : Records manager - Président du Comité ISO/TC46/SC11/CN11 Archives – Gestion des documents d'activité - Orange Labs
-
Gérard DUPOIRIER : Consultant DN et P
-
Marie-Françoise NESME : Consultante associée Temperens
INTRODUCTION
Le records management est une discipline de gestion archivistique dont les modalités de mise en œuvre ont fait l'objet, en 2001, de la norme ISO 15489. Celle-ci constitue un guide pour l‘organisation et la gestion de l'information et des documents produits ou reçus par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de ses activités, en fonction de ses missions et de ses objectifs.
En une dizaine d'années, cette norme est devenue pour les professionnels de l'information-documentation un outil exceptionnel de conception, de modélisation, de mise en œuvre et de pilotage de la gestion des informations et des documents quels que soient leur forme et leur support.
Dans le contexte actuel du développement excessivement rapide et mondialisé de l'économie numérique et conséquemment de la dématérialisation des supports d'information, les normes ISO 30300 ont pour objet de définir un cadre général de bonne gouvernance. Elles trouvent leur place parmi des normes de système de management au même titre que celles liées au management de la qualité, au management de l'environnement ou encore à celui du risque. Elles complètent la norme ISO 15489 en apportant au plus haut niveau des organisations les éléments nécessaires et suffisants pour la formalisation d'une politique documentaire comme composante de leur stratégie.
Au même titre que toutes les normes de système de management, ISO 30300 aborde le management par la description des processus relatifs au cycle de vie des documents dans une perspective de qualité et donc d'amélioration permanente des performances du système.
En 2012, l'expression « records management » a été traduite. L'intitulé retenu des normes de la famille ISO 30300, par la communauté francophone est « Système de management des documents d'activité ».
Le présent article s'est donné comme objectifs tout d'abord de rappeler l'historique du records management et de commenter les nouveaux besoins en matière de gestion des documents d'activité. Il présente ensuite la complémentarité des normes ISO 30300 pour les aspects de stratégie et de bonne gouvernance des organisations et de la norme ISO 15489 pour les aspects opératoires de mise en œuvre. L'article souligne le rôle majeur que l'ISO 30300 entend jouer en matière d'interopérabilité des normes de système de management dès lors que plusieurs d'entre elles sont mises en œuvre dans les organisations. Enfin, il prend l'initiative d'introduire des éléments méthodologiques d'application de la norme et commente sa mise en œuvre à l'ESAGED, Escola Superior d'Arxivistica I Gestion de Documents de Barcelone qui a été en 2013 la première organisation à être certifiée ISO 30300 en Europe.
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MOTS-CLÉS
gestion documentaire norme ISO 30300 gestion des enregistrements gestion des documents d'activité
KEYWORDS
document management | ISO 30300 norm | rrecords management | records management
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Cadre normatif actuel2. Nouveaux besoins en gestion des documents d'activité
Le succès d'une organisation qui délivre des produits ou des services dépend, dans une large mesure, de la mise en œuvre et du maintien d'un système de management conçu dans l'optique d'une amélioration continue des performances, tout en répondant aux besoins de toutes les parties prenantes. Il contribue à la prise de décision et à l'atteinte des objectifs de l‘organisation. Dans cette perspective, la gestion des informations et des documents d'activité doit être partie prenante et doit s'inscrire dans un tel système. C'est une nécessité dès lors qu'information et documents sont présents dans toutes les activités et processus métier de l'organisation. La maîtrise des coûts et des risques associés à cette démarche est un élément à ne pas négliger. L'expérience dans ce domaine montre que ce serait une erreur de considérer que le ratio coût/risques fonctionne comme un vase communicant.
Certes, la mise en œuvre de la norme ISO 15489 dans les organisations a contribué à sécuriser et à responsabiliser la gestion des documents d'activité. Parallèlement, cette mise en œuvre a fait apparaître la nécessité de formaliser ce qu'est la gouvernance documentaire des organisations et de convenir de ce que doit être un système de gestion des documents d'activité, SGDA, avec une possibilité de certification et d'interopérabilité avec les autres NSM. En d'autres termes, cela permet de définir, pour la gestion des documents d'activité, une norme ISO de système de management NSM, au même titre que celle de management de la qualité (série des ISO 9000), de la sécurité de l'information (ISO 27000) ou encore du management environnemental (ISO 14000).
C'est ce constat qui a conduit à la définition d'une série de normes de système de management des documents d'activité ISO 30300 qui prend appui sur trois évolutions doctrinales :
-
la première évolution est la hiérarchisation de la série des normes ISO 30300 de politique documentaire, d'une part, et de normes techniques de mise en œuvre, d'autre part, et en particulier de l'ISO 15489. Les premières dites de système de gestion des documents d'activité ont une portée stratégique alors que les secondes trouvent leur place comme composante indispensable à la mise en œuvre d'une bonne gouvernance ;
-
la deuxième évolution est l'introduction d'une vision par processus de la gestion des activités...
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Nouveaux besoins en gestion des documents d'activité
BIBLIOGRAPHIE
-
(1) - MALECOT (D.) - * - Locarchives réussit la fusion des archives papier et numériques, Les échos, oct. 2013 http://www.lesechos.fr/economie-politique/regions/idf/0203095873078-locarchives- reussit-la-fusion-des-archives-papier-et- numeriques-624256.php
-
(2) - ISO - * - Normes de systèmes de management http://www.iso.org/iso/fr/home/standards/management-standards.htm
-
(3) - ISO 30300-30301 - Métadonnées pour les documents d'activité. - Principes directeurs, vue conceptuelle et modalités. AFNOR (2013) http://www.bivi.fonctions-documentaires. afnor.org/livres-blancs/livre-blanc-n-4- iso-30300-30301-metadonnees-pour-les- documents-d-activite.-principes-directeurs-vue-conceptuelle-et-modalités
-
(4) - ISO ISO/TC 46/SC 11 - Archives/Gestion des documents d'activité. - http://www.iso.org/iso/fr/home/standards_development/list_of_iso_technical_committees/iso_technical_committee_participation.htm?commid=48856
-
(5) - ESAGED - * - Presentació a París de l'experiència de certificació en ISO 30301 de l'ESAGED,...
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
NORMES
-
Système de management de la qualité - ISO 9000 - 2005
-
Records management - ISO 15489 - 2001
-
Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Principes essentiels et vocabulaire - ISO 30300 - 2011
-
Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Exigences - ISO 30301 - 2011
-
Information et document – Système de management des documents d'activité – Guide de mise en œuvre - ISO 30302 - 2011
-
Information et document – Système de management des documents d'activité – Guide pour l'évaluation - ISO 30304 - 2011
-
Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements – Partie 1 : Principes - ISO 23081-1 - 2006
-
...
ANNEXES
1.1 Organismes – Fédérations – Associations
Association française de normalisation, Afnor http://www.afnor.org
Association des archivistes français, AAF http://www.archivistes.org
Association des professionnels de l'information et de la documentation, ADBS http://www.adbs.fr
Association de la valorisation des contenus numériques, APROGED
Institut Luxembourgeois de la normalisation, de l'accréditation et de la sécurité et qualité des produits et services, ILNAS http://www.ilnas.public.lu
Conseil canadien des normes, CCN https://www.scc.ca
HAUT DE PAGE1.2 Laboratoires – Bureaux d'études – Écoles – Centres de recherche
Escola Superior d'Arxivistica I Gestion de Documents http://www.esaged.com/
International Global Certification http://www.iglobalcert.com/
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