Réception de plusieurs FDS, comment mettre en place un archivage conforme à la réglementation REACh et qui corresponde à vos besoins opérationnels ?

L’archivage des FDS correspond à la conservation des documents et à la pérennité des données. Deux finalités sont à distinguer.

Une finalité réglementaire pour respecter une obligation légale en vigueur

Ainsi, la première raison pour archiver les FDS est liée à l’obligation réglementaire de REACh. L’article 36, au Titre IV décrit clairement l’obligation de conserver les FDS pendant au moins 10 ans par l’entreprise ou par des tiers en cas de liquidation de l’entreprise :

« Chaque fabricant, importateur, utilisateur en aval, distributeur rassemble toutes les informations dont il a besoin pour s’acquitter des obligations que lui impose le présent règlement et en assure la disponibilité pendant une période d’au moins dix ans après la date à laquelle il a fabriqué, importé, fourni ou utilisé pour la dernière fois la substance, telle quelle ou contenue dans une préparation. Sur demande, ce fabricant, importateur, utilisateur en aval ou distributeur transmet ou met à disposition cette information sans tarder à toute autorité compétente de l’État membre où il est établi ou à l’Agence, sans préjudice des dispositions des titres II et VI.

Au cas où un déclarant, un utilisateur en aval ou un distributeur cesse son activité ou transfère tout ou partie de ses opérations à une tierce partie, la partie chargée de la liquidation de l’entreprise du déclarant, de l’utilisateur en aval ou du distributeur ou assumant la responsabilité de la mise sur le marché de la substance ou préparation concernée est liée par l’obligation prévue au paragraphe 1, à la place du déclarant, de l’utilisateur en aval ou du distributeur. »

Un défaut d’archivage pourrait engager la responsabilité civile de la personne morale, voire la responsabilité pénale du chef d’entreprise. Des sanctions financières sont prévues par le législateur ainsi que des peines d’emprisonnement dans les cas jugés les plus graves (cf. Ordonnance n° 2009-229 du 26 février 2009).

Une finalité juridique en cas de contentieux

La deuxième raison pour archiver les FDS est d’ordre probatoire, c’est-à-dire qu’elle permet de se constituer un corpus de preuves juridiques, ce qui permet de sauvegarder son bon droit, en cas de besoin.

Il s’agit de mettre en place un outil préventif pouvant servir de preuves matérielles en cas de litige. Seul un archivage de FDS obéissant aux règles de l’art serait reconnu, par le juge, comme preuves recevables. Ces règles sont précisées dans la norme française en vigueur NF Z42-013.

Notons que l’archivage à vocation probatoire n’est pas une obligation de REACh mais une assurance préventive et juridique, voire corollairement une prudence économique.