Capitaliser le savoir-faire des experts

La première étape consiste à identifier les personnes qui sont concernées à court ou à plus long terme par la nécessité de « sauvegarder » ou capitaliser leur savoir-faire.

Cela peut être réalisé lors de la cartographie de votre savoir-faire et/ou avec l’identification, avec l’aide du management et des ressources humaines, des personnes qui détiennent un savoir-faire spécifique, une expertise clef. La nécessité de sauvegarde de leur savoir-faire peut être liée à :

• leur départ à la retraite ;
• leur changement de poste ;
• la nécessité de « doublonner » des ressources uniques pour gérer les risques d’indisponibilité (ex. : absences pour raisons personnelles) ou les difficultés de partage du savoir-faire concerné ;
• la nécessité d’augmenter le volume de personnes ayant des compétences équivalentes pour répondre aux besoins de ressources des activités (charges) ;
• la nécessité de breveter des expertises sensibles ;
• la nécessité de transférer leur savoir-faire vers d’autres personnes ;
• etc.

Dans tous les cas, il est nécessaire d’anticiper au maximum ces évolutions et/ou ces besoins de sauvegarde-capitalisation et de mettre à jour de manière périodique un plan-calendrier positionnant ces événements, ces besoins dans le temps.

La communication, l’information des personnes concernées doit être réalisée avec attention. Il faut éviter à tout prix la suspicion de celles-ci par rapport à des idées de « pillage » de leur savoir-faire. Il est nécessaire de toujours introduire les objectifs de sauvegarde par la valorisation du savoir-faire et des personnes concernées. Cela peut aussi être l’occasion de responsabiliser des acteurs par rapport au développement d’une partie du patrimoine de savoir-faire de l’entreprise.

L’identification des personnes est réalisée avec la collecte des informations suivantes :

• leur nom, prénom, leur fonction-poste, leurs coordonnées, leurs qualités, une photo ;
• leurs formations ;
• leurs compétences techniques ;
• leurs brevets, ou les brevets auxquels elles ont contribué ;
• les travaux de recherche, d’innovation auxquels elles participent ;
• les projets, les activités auxquelles elles ont participé et qui représentent leur expérience « terrain » ;
• les documents de « capitalisation » qu’elles ont pu rédiger. L’idée est ici d’initialiser le recensement des documents utiles à la sauvegarde du savoir-faire ;
• les documents qu’elles possèdent dans leur « bibliothèque professionnelle » en relation avec les sujets de sauvegarde du savoir-faire ;
• leurs contacts, leurs collègues, leurs réseaux internes et/ou externes.

L’outil Liste des acteurs concernés par la sauvegarde du savoir-faire, de l’expertise peut vous aider à collecter, stocker, analyser et gérer vos informations.

Une fois que vous avez programmé les actions de capitalisation, il vous est nécessaire de préparer les outils méthodologiques pour réaliser la capture, la formalisation, le transfert, le partage du savoir-faire ciblé.