Deux nouveaux brevets vont faciliter la dématérialisation des documents entrants

L’éditeur Esker vient de déposer deux brevets pour le développement de technologies permettant de réduire les délais de mise en œuvre des solutions de dématérialisation des documents entrants et d’augmenter la productivité des utilisateurs.

Factures fournisseurs, bons de commandes, factures clients, lettres de relances, courriers commerciaux et marketing, bulletins de paie… Les entreprises croulent sous le papier. Un employé de bureau utilise en moyenne 10.000 feuilles de papier par an et le coût d’utilisation du papier en entreprise peut être de 13 à 31 fois plus élevé que son coût d’achat. Il n’est donc par surprenant que les sociétés cherchent de plus en plus à automatiser et dématérialiser la réception et l’envoi de leurs documents. L’un des principaux éditeurs de solutions et services de dématérialisation à la demande, Esker, vient de déposer 2 brevets auprès du Bureau Américain des Brevets (U.S. Patent & Trademark Office) qui devraient permettre de réduire considérablement le délai de mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des documents entrants et d’accélérer le processus de validation des données.

Le développement de règles métiers intelligentes grâce à la reconnaissance du contenu

La reconnaissance du contenu des documents de gestion non structurés, tels que les factures fournisseurs ou les bons de commande clients, est un véritable défi pour la dématérialisation des documents entrants. Les technologies actuelles impliquent une analyse poussée de la structure de l’original et la création systématique de règles métiers complexes pour identifier les données variables et exploitables propres à chaque type de document. Grâce au premier brevet déposé, Esker innove dans l’univers des règles métiers en permettant d’analyser intelligemment la structure des documents et d’identifier automatiquement les données variables, sans créer de règle ou nécessiter une intervention manuelle.En analysant un par un tous les documents entrants d’un même type, cette technologie établit une cartographie des données variables et des données fixes. Par exemple, sur une facture fournisseur numérisée, les variables telles que la date de paiement, le numéro de facture, le montant total qui changent d’une facture à l’autre, sont détectées automatiquement et directement mises à disposition sous forme de données au sein du workflow de gestion des factures fournisseurs, évitant ainsi de créer des règles métiers au cas par cas. » Cette nouvelle technologie permet aux entreprises de rationaliser leurs processus métiers et de gagner en efficacité. Concrètement, cette innovation élimine les heures consacrées à la création des règles d’extraction des données variables et réduit ainsi considérablement le délai de mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des documents entrants « , déclare Jean-Michel Bérard, Président du Directoire d’Esker.

Une validation des documents accélérée grâce à une interface tout en un

Le second brevet déposé permet d’aider les personnes chargées du rapprochement entre factures, bons de commande et données de l’ERP. Dans le cadre de ce processus, le rapprochement entre l’image d’un document numérisé, les données extraites par OCR ainsi que les informations issues de l’ERP est d’une grande complexité technique. Ici, l’ergonomie a un rôle important à jouer afin de simplifier la tâche de la personne en charge de la validation.Cette nouvelle technologie, développée par Esker, accélère ce processus de validation des données et diminue le risque d’erreurs en présentant toutes les données nécessaires sur une seule page Web. L’image du document, les données extraites de l’image numérisée et celles issues de l’ERP sont affichées en temps réel, dynamiquement et distinctement sur le même écran. » Dans cette nouvelle ère du Cloud Computing et plus précisément de dématérialisation des échanges documentaires à la demande, nous sommes convaincus que l’effort porté sur l’ergonomie de nos solutions est une des clés du succès « , conclut Jean-Jacques Bérard, Vice-Président Recherche & Développement au sein d’Esker.