L’inspecteur DREAL regardera plusieurs thématiques lors d’un contrôle.
Pour les inspecteurs des DREAL, les produits chimiques et en particulier le règlement REACh constitue une priorité d’action. Après 350 inspections prévues en 2009 et 250 en 2010, plusieurs centaines d’inspection sont prévues pour 2011 sur le thème de REACh.
Pour 2011, les contrôles portent essentiellement :
- sur les aspects enregistrement et pré-enregistrement ;
- sur la cohérence des conditions opérationnelles et de mesures de gestion du risque en place par rapport aux indications de la FDS.
Analyse critique de votre société vis-à-vis de ses obligations
Le premier point consiste à justifier de ses obligations en fonction de sa situation.
Il est donc nécessaire de disposer :
- d’une analyse critique de votre processus de production (schéma des flux principaux et des réactions principales) identifiant clairement les substances (et les tonnages au minimum pour les trois dernières années) produites ;
- de la liste des approvisionnements avec possibilité d’extraire les importations (hors UE) et les tonnages concernés ;
- dans le cas des mélanges, d’un détail de la décomposition en substance permettant le calcul annuel des tonnages concernés.
Le plan de cette analyse critique pourrait être par exemple :
- rappel du cadre réglementaire ;
- description générale des activités du site mettant en jeu les substances identifiées ;
- détermination du statut REACh des substances avec pour chaque substance, a minima, le détail du processus, la justification du statut identifié (substance naturelle, fabriquée, importée…) et des obligations (exemption, enregistrement…) ;
- une conclusion reprenant les principales informations, notamment les exemptions, la bande de tonnage et son délai d’enregistrement.
Important
Les obligations incombant aux entités légales, il est très utile de disposer d’un document de synthèse sur l’entité légale, rappelant son ou ses statuts au regard de REACh, les dispositions adoptées et les démarches effectuées.
Contrôle de la réalisation des enregistrements et pré-enregistrements
Rappel : la production ou l’importation d’une substance à plus d’une tonne par an par entité légale d’une substance bénéficiant du régime transitoire est uniquement possible pour les substances préenregistrées (jusqu’à l’échéance d’enregistrement correspondante). Cf. REACh : comprendre les grands principes et les grandes procédures.
- Prouver le préenregistrement.
- Pour les producteurs/importateurs la lettre de l’ECHA qui accuse réception de ce préenregistrement permet d’en justifier la réalisation.
- Pour les utilisateurs en aval, il est nécessaire de pouvoir justifier de son statut en justifiant de l’approvisionnement auprès d’une compagnie européenne.
- Prouver l’enregistrement, à date d’enregistrement échue : le numéro d’enregistrement et le rapport de soumission d’un dossier d’enregistrement font foi.
Ces preuves sont à conserver sans limite de temps.
Justifiez les exemptions à l’enregistrement, le cas échéant
Un argumentaire justifiant du bénéfice d’une exemption doit être disponible pour l’ensemble des exemptions/dérogations au régime général utilisées.
Par exemple :
Dans le cas d’une importation via un représentant exclusif (cf. Importation d’une substance dans l’EEE et Fabrication ou mise sur le marché d’une substance chimique), il est nécessaire de justifier la présence d’un représentant exclusif, car la seule indication de son existence n’est pas suffisante. L’indication de la désignation d’un représentant exclusif par le fournisseur hors UE n’est pas suffisante. Il est nécessaire de collecter auprès du représentant exclusif désigné une confirmation que votre importation est bien couverte par le dossier d’enregistrement déposé pour la bande de tonnage considérée. En effet, le dossier d’enregistrement du représentant exclusif mentionne les importateurs couverts ainsi que les tonnages concernés.
Pour les activités de recherche et de développement axées sur les produits et les processus (RDAPP), les preuves de la notification correspondante, les mesures de gestion du risque en place et si besoin le suivi de la distribution aux clients concernés (liste des clients concernés, volumes livrés).
Pour les flux identifiés comme étant des déchets, il doit être montré que la substance est gérée conformément à la législation déchets (existence de bordereaux de suivi…).
