Le rôle du chef de projet dans une équipe virtuelle

Dans un projet, bon nombre de situations peuvent générer des réactions défavorables, telles que rétention d’informations, livrable inutilisable, non-respect des échéances, non-respect des engagements. Dans les équipes traditionnelles, il y a toujours moyen d’obtenir plus d’informations sur le contexte des faits, ce qui permet de réagir en conséquence. Dans les équipes virtuelles, cela peut s’avérer plus délicat avec pour conséquence, si la réaction est inadaptée, de détériorer rapidement la confiance indispensable entre les membres de l’équipe. Il appartient donc au chef de projet de clarifier quelques points avec son équipe :

Par exemple :

• la tâche à accomplir était-elle suffisamment claire et motivante ?
• les informations concernant la tâche permettaient-elles de situer la tâche dans le contexte global du projet ?
• la tâche a-t-elle été attribuée à une personne suffisamment compétente pour l’accomplir ?

Si cela n’est pas le cas, alors la probabilité est forte que des phénomènes de rétention d’information et de livrable inutilisable apparaissent. Ce mécanisme est typique des équipes virtuelles. Leurs membres ont tendance à omettre des questions concernant des tâches à faire pour deux raisons principales :

• d’une part, il peut être plus simple de faire semblant de ne pas voir qu’une information manquante risque de compromettre le résultat à atteindre ;
• d’autre part, il est souvent psychologiquement difficile de demander des informations supplémentaires à un coéquipier virtuel si celui-ci considère que toutes les informations ont été fournies ; cela peut, dans certaines cultures d’entreprises, être interprété comme un signe de faiblesse ou de désaveu ; il semble ainsi qu’en France, par exemple, les jeunes chefs de projet, ou certains membres d’équipes projet, ont du mal à formuler leur non-compréhension ; pourtant dans les équipes virtuelles, il est essentiel de pouvoir dire « je ne sais pas », car cela permet de partager la responsabilité du résultat en renforçant l’implication des membres.

Le chef de projet a donc tout intérêt à provoquer dans son équipe virtuelle une prise de conscience des mécanismes qui aboutissent à la rétention d’information et de ce que celle-ci traduit. En effet, le chef de projet doit provoquer ce moment de réflexion dans son équipe, notamment par un questionnement qui est de prime abord paradoxal : quelle est l’utilité d’un tel comportement qui, a priori, ne fait que freiner la réalisation des objectifs du projet ?