Construire soi-même sa gestion documentaire

La création des documents internes nécessite l’utilisation des outils bureautiques classiques, tels que traitement de texte, tableur, outil de présentation. Il est important toutefois de retenir le bon outil en tenant compte de la nature du besoin.

Pour les outils de communication (par exemple, la présentation de l’entreprise), il est évident qu’un outil de présentation convient le mieux pour la construction du diaporama.

De même, si vous avez besoin de formules de calcul, car le document en question pourra être utilisé informatiquement, il est important d’utiliser un tableur.

Pour tous les autres cas, le traitement de texte sera l’outil à privilégier.

Pour identifier classiquement tout document, il vous suffira d’utiliser un titre, une pagination par lot, et une règle de gestion des versions des documents.

Le titre d’un document renseignera immédiatement toute personne, en recherche d’une information, de la finalité du document telle que procédure de réclamations clients, procédure de gestion de la garantie, procédure de gestion de la documentation, par exemple.

En cas d’impression, la pagination du document par lot permet de garantir que le lecteur dispose de toutes les pages du document.

La règle de gestion des versions peut se définir simplement en utilisant l’indice du document et la date d’application du document.

Les trois premières règles de gestion répondent parfaitement aux exigences des différents référentiels ou normes imposant une gestion documentaire. L’utilisation d’un indice et d’une date d’application est la solution la plus généralement retenue.

Cependant, adjoindre un cartouche au sein de chaque document ou tenir un outil de suivi documentaire y mentionnant les modifications majeures qui ont engendré un changement de version facilite la gestion des mises à jour d’un rédacteur à un autre (à l’instar de l’outil de gestion documentaire).

Exemples

Afin de différencier les évolutions majeures de simples corrections de coquilles ou fautes d’orthographe, l’indice de « document » peut être adapté :

• Modification majeure : document_A => document_B ou document_10 => document_20
• Modification mineure : document_A => document_Aa ou document_10 => document_11

Comment approuver les documents ?

L’approbation d’un document avant diffusion est le seul mécanisme imposé par la norme ISO 9001:2008 (Paragraphe 4.2.3). Il peut être intéressant d’introduire l’émetteur du document, car cela permet d’identifier la personne à qui s’adresser si l’on constate que le document est incomplet ou inexact, par rapport à la réalité du terrain.

Si nécessaire, vous pourrez également introduire plusieurs niveaux d’approbation, en fonction des niveaux de responsabilité. En tant que responsable SM (système de management), vous n’avez nul besoin d’approuver les documents du système de management de la qualité (SMQ). (cf. Pratiquer les règles de maîtrise documentaire).