La terminologie peut être confuse d’une personne à l’autre et cette confusion est un obstacle à la réussite du système de suggestions du personnel. C’est pourquoi vous devez définir dans un premier temps ce qu’est un système de suggestions du personnel.
Le système de suggestions du personnel est avant tout un outil de progrès pour l’organisme. Il s’intègre dans le système de management de la qualité, en particulier dans votre processus d’amélioration continue (cf. Expliquer la mise en place de l’amélioration). Les suggestions retenues sont à reporter dans le plan d’amélioration. Vous identifierez ainsi les interactions entre votre processus d’amélioration continu et votre processus de suggestions du personnel.
On parle de « système » car ce dernier fait intervenir un ensemble d’éléments interagissant entre eux, par exemple les personnes, les outils, les modalités de traitement, sans oublier le contexte dans lequel se pratique cette activité. La réussite d’un tel système réside dans l’équilibre et la dynamique du système. Vous devrez donc identifier les différents constituants de votre système de suggestions du personnel.
La suggestion consiste à émettre une proposition concrète de progrès qui améliore le produit, les processus, qui évite le gaspillage, la perte de temps, qui améliore les conditions de travail et qui permet de réaliser des économies. La suggestion n’est pas liée à la situation d’une personne ni associée à un cas particulier. La suggestion concerne l’organisme et elle est pérenne dans le temps. Vous devrez communiquer sur une définition partagée de la « suggestion », en expliquant ce qu’elle est et ce qu’elle n’est pas.
Une suggestion peut être une « petite » idée, facile à mettre en place, à moindre coût, qui a toute sa place dans l’amélioration continue, tout comme un « gros » projet qui nécessite des investissements et du temps de mise en œuvre. Vous devrez prendre en considération l’ensemble des champs du possible et mettre en place un processus de traitement en adéquation.
La suggestion se caractérise par une situation de départ (pourquoi la mettre en place ?) et également par une finalité et des objectifs attendus (pour quoi la mettre en place ?). La mise en perspective vous permettra d’évaluer le progrès et ainsi de valoriser les actions entreprises.
