Le livrable de veille doit apporter des éléments de réponse concrets à des besoins exprimés en amont. Il est primordial de bien définir les objectifs du livrable ainsi que son contexte d’usage, et ce pour s’aligner au mieux sur les attentes, besoins et demandes du ou des commanditaires.
Ce travail d’organisation passe par une étape de cadrage qui porte sur les éléments suivants :
- le ou les destinataires, qualifiés à travers leurs fonctions et leurs usages d’accès à l’information. Les utilisateurs sont souvent en mobilité, ont à décider rapidement, et sont en attente de contenus toujours plus personnalisés ;
- la problématique et les sous-thèmes de la veille concernée par l’édition de ce livrable ;
- la nature des sources et contenus de la veille, qui ne se limitent plus à des éléments textuels, mais sont de plus en plus sous forme multimédia (images, vidéos, podcasts…) ;
- la question des temporalités et la fréquence de diffusion : comment allier le temps réel de la publication, parfois demandé par les utilisateurs, avec le temps long de la vérification ?
- le niveau d’analyse et de traitement des données : jusqu’où aller dans l’analyse ? Faut-il privilégier une information « brute », une restitution synthétique, une analyse critique avec prise de position et recommandation ?
- le mode opératoire et le processus éditorial.
L’ensemble de ces éléments va permettre de mieux positionner le livrable et de déterminer s’il s’agit plutôt d’un produit d’aide à la décision, ou d’un produit d’information, ou encore d’un argumentaire. Dans certains cas, il s’agit tout simplement d’un produit de communication ou de sensibilisation.
Selon la nature de la veille menée, il est possible de choisir le livrable le plus adéquat en fonction de son positionnement. On peut distinguer trois grandes familles de livrables :
- Signalétiques : il s’agit de newsletters, lettres d’information ou bulletins qui présentent des résumés d’articles, de brevets, etc., classés selon des rubriques récurrentes.
- Synthétiques : ces livrables peuvent se présenter sous forme d’études, notes de synthèse, état de l’art, cahier de tendances… Mais il peut s’agir également d’infographies, de cartographies d’information ou de datavisualisations. Les plateformes de veille payantes permettent de générer des tableaux de bord analytiques, destinés à comprendre une situation grâce à des informations présentées de manière claire et hiérarchisée. Cette famille de livrables se caractérise par de l’analyse à forte valeur ajoutée, des recommandations ou encore des extractions de signaux faibles et tendances.
- Collaboratifs : adaptés aux usages collaboratifs et participatifs, ces livrables sont diffusés via des réseaux sociaux internes ou des messageries instantanées collaboratives.
Un cahier des charges peut être élaboré lors de la phase de cadrage et d’étude des besoins. Il précise non seulement la forme prévue pour le livrable, mais aussi les temporalités liées à la diffusion, ainsi que les différents publics visés.
