Renseigner et constituer le rapport
Le rapport mensuel du projet pour le client

Le renseignement du rapport pour tous les items de projet permettra au client d’avoir une vue exhaustive du déroulement et constituera une bonne préparation aux réunions périodiques.

C’est aussi un document d’échange d’informations.

Tout au long du projet et au fur et à mesure que les activités se déroulent, vous informez votre client des faits sur ces différentes activités.

Il est important de fournir au client une synthèse des activités en cours ainsi qu’une vision claire du planning pour qu’il puisse mesurer si l’avancement physique correspond bien aux prévisions d’origine.

Au fur et à mesure de l’avancement du projet et de l’enchaînement des activités, les informations seront données sur :

• la conception et les études ;

• les approvisionnements ;

• les fabrications ;

• le montage en usine puis sur site ;

• la mise en service des équipements.

Suivant la complexité du projet et son découpage en différents lots, ces informations seront détaillées pour chaque équipement constitutif.

Il ne faudra pas oublier de donner un éclairage sur le contrôle de la qualité des composants réalisés et des mesures mises en œuvre concernant l’hygiène et la sécurité, particulièrement lors de la fabrication en usine et bien sûr sur le site du client où les équipements seront montés.

Pour chaque diffusion de rapport, un état financier sera donné en collectant tous les coûts constatés et en faisant une projection de ceux à venir.

Ce travail sur les coûts constatés est étroitement lié à la planification, pour donner au client une bonne idée de la bonne marche du projet et du respect des budgets en vigueur.

Il permet aussi au client de mesurer l’avancement physique du projet et de débloquer les paiements correspondants à l’échéancier prévisionnel si les jalons sont bien respectés.

Il est important aussi d’anticiper sur la période suivante et d’informer le client des prochaines étapes du projet et des activités associées.

Pour être plus complet, différents documents annexes viendront enrichir le rapport mensuel en termes d’informations.