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Auteur(s)
-
Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
Vous souhaitez construire un système documentaire maîtrisé.
La norme ISO 9001 / 2015 consacre quelques exigences à ce sujet à travers le chapitre 7.5 « Informations documentées ».
Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation.
Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour consolider, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.
La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe.
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Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Métier : responsable qualité > Piloter et animer la qualité > Pratiquer les règles de maîtrise des documents > Identifier la nature de votre documentation
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Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses.
Un ensemble de services exclusifs en complément des ressources.
1. Identifier la nature de votre documentation
Il est donc, avant toute chose, utile d’identifier l’ensemble des types de documents utilisés dans l’entreprise.
Pour cela, vous pouvez en faire un inventaire selon leur catégorie.
1.1 Les documents d’organisation interne
Cette notion rassemble les notes d’organisation, objectifs, organigramme, outils de suivi, procédures, instructions, nécessaires pour structurer et faciliter l’interaction ou l’activité propre de chacun des services/processus afin de garantir aux clients la fourniture d’un produit ou prestation répondant à ses besoins.
HAUT DE PAGE1.2 Les documents techniques internes
Clés de voûte des activités de votre entreprise : dossiers d’études, plans, gammes de fabrication, gammes de contrôle, normes, plans de maintenance ; ces documents sont ceux sur lesquels s’appuient vos collègues pour assurer leurs missions, capitaliser le savoir d’équipes et ainsi en faciliter la transmission.
Notez que ce type de documentation concentre tout le savoir-faire de votre organisation. Elle fonctionne donc de concert avec la précédente catégorie, qui elle, vous permet de structurer l’organisation et les flux de ces savoirs.
HAUT DE PAGE1.3 Les documents des parties prenantes externes à caractère contractuel
Expressions de besoins, contrats, spécifications techniques et commerciales, plans qualité, devis, factures, échanges de mails… sont d’une importance vitale pour la pérennité de l’entreprise. En effet, sans contrats, pas d’entreprise ! C’est pourquoi il est nécessaire de gérer et conserver toutes les données permettant de s’assurer de la conception et livraison d’un bien ou prestation répondant aux exigences du client. Et comme une entreprise est bien souvent la cliente d’une autre, la gestion des documents de liaison avec ses fournisseurs revêt le même caractère d’importance.
HAUT DE PAGE1.4 Les documents des parties prenantes externes à caractère légal ou autres
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
-
Arborescence documentaire (Outil
fic0393m1.xlsx
).L’outil permet une architecture de gestion maîtrisée de ces documents par typologie de documents en mode projet
-
Outil de gestion documentaire (Outil
fic0393m2.xlsx
).
L’outil permet une gestion documentaire « maison » des versions applicables
ISO 9001 : 2015
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