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Auteur(s)
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Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous souhaitez construire un système documentaire maîtrisé.
La norme ISO 9001 / 2015 consacre quelques exigences à ce sujet à travers le chapitre 7.5 « Informations documentées ».
Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation.
Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour consolider, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.
La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe.
L'expertise technique et scientifique de référence
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Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Métier : responsable qualité > Piloter et animer la qualité > Pratiquer les règles de maîtrise des documents > Responsabiliser le personnel
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Notre conseil4. Responsabiliser le personnel
4.1 Un support, une aide au quotidien
La documentation est un support à la réalisation de vos activités. Elle va contribuer directement à leur maîtrise en complément des compétences du personnel.
Il est donc important de rappeler qu’il ne s’agit pas de vouloir tout décrire. Vous documenterez les éléments nécessaires et suffisants à l’élaboration d’un produit, service visant à la satisfaction du client en restant le plus fidèle possible à ce qui est réellement réalisé. Procéder à des revues documentaires régulières s’avère une voie intéressante pour la prise en compte des changements…
Pour ce faire, consulter le personnel concerné et l’impliquer dans les démarches de création ou mise à jour documentaire peuvent être des démarches profitables.
HAUT DE PAGE4.2 Vital pour la pérennité des activités de l’entreprise
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Les exigences légales et autres (cf. Étape Identifiez la nature de votre documentation), recueillies via le processus de veille, permettent à une entreprise de connaître son environnement et ainsi d’évaluer sa conformité vis-à-vis de celles-ci. Selon son niveau de conformité et notamment s’il est bas, la continuité des activités de l’entreprise peut être mise en péril (plaintes de riverains, associations, mises en demeure de cessation d’activités temporaires ou définitives).
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La documentation externe concerne également les informations transmises par les clients et fournisseurs. Elle va directement alimenter (données d’entrée) vos activités/processus. Il s’agit de maîtriser ces flux d’information qui permettent pour nombre d’entre eux d’établir les facteurs clés qui définissent le niveau de qualité souhaité.
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Arborescence documentaire (Outil
fic0393m1.xlsx
).L’outil permet une architecture de gestion maîtrisée de ces documents par typologie de documents en mode projet
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Outil
Outil de gestion documentaire (Outil
fic0393m2.xlsx
).
L’outil permet une gestion documentaire « maison » des versions applicables
ISO 9001 : 2015
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