Définir les règles de gestion des enregistrements
Construire un système documentaire qualité

Un enregistrement – qu’il s’agisse d’un compte rendu de réunion, d’un plan d’actions, de résultats d’analyses, de check-list de contrôle – est un document particulier qui permet de formaliser un état à un instant T.

Afin d’en assurer leur gestion, voici les étapes nécessaires à suivre :

• définissez toutes les typologies d’enregistrements que vous utilisez ;

• créez un modèle de chacun de vos enregistrements et gérez-le via votre système documentaire au même titre que tout autre document. Assurez-vous que chacun de vos enregistrements mentionne la version du modèle dont il est issu (cf. Exemple de gestion de modèle d’enregistrement : « Relevé cotes dimensionnelles ») ;

• déterminez des règles de diffusion des modèles et collecte des enregistrements renseignés ;

• mettez en place un système de classement.

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