La diffusion des fiches de données de sécurité (FDS) auprès de vos clients répond à des obligations réglementaires. À quels principaux aspects devez-vous être particulièrement attentif ?

La réglementation REACh et le Code du travail déterminent vos obligations de diffusion des FDS.

• À qui devez-vous fournir une FDS ?
• Quand et sous quelle forme devez-vous fournir une FDS ?
• Comment transmettre les FDS ?
• Pourquoi avez-vous intérêt à conserver des preuves d’envoi des FDS ?
• Comment vous assurer de la réception des FDS ?

Vous recevez les fiches de données de sécurité (FDS) de vos fournisseurs, certaines sur support papier et d’autres au format électronique. Comment mettre en place un système d’archivage qui soit conforme à REACh et réponde à vos nécessités opérationnelles ?

• Quels sont les enjeux de l’archivage ?
• Archive-t-on de la même manière les FDS sur papier et sur support informatique ?
• Que faut-il vraiment archiver et pendant combien de temps ?
• Comment donner une dimension juridique et probatoire à votre archivage de FDS ?

Pour simplifier et rationaliser la diffusion des fiches de données de sécurité (FDS), vous souhaitez mettre en place un système informatique performant. Quelles sont les caractéristiques essentielles du système informatique à mettre en place pour qu’il soit conforme à la réglementation REACh ?

Cet ensemble relève quelques défis techniques, organisationnels et réglementaires qui demanderaient une coopération étroite entre un juriste, un informaticien et un chimiste. Il suscite également quelques interrogations auxquelles les réponses seront apportées ci-après.

• Comment et pourquoi constituer un fichier dynamique des couples FDS/produits et clients ?
• Comment gérer efficacement les adresses des courriels de vos clients ?
• Quelles preuves pourrez-vous exhiber en cas de contrôle ?
• Comment pouvez-vous assurer une bonne traçabilité de votre système ?
• Quelle est l’importance de l’horodatage des documents ?
• Comment garantir l’intégrité de vos envois de FDS ?