Après les commandes clients, CGR dématérialise ses factures fournisseurs

Grossiste en robinetterie et en accessoires, le Comptoir Général de Robinetterie (CGR) dispose d’un catalogue de plus de 16 000 références produits qu’il s’engage à livrer dans toute la France en 24 h.  Le traitement des 1 000 bons de commandes clients reçus quotidiennement, essentiellement par fax, représentait donc pour CGR un processus critique garant de la satisfaction de ses clients : livraison conforme à la commande passée (référence article, quantité, prix), respect des délais de livraison, suivi de commande… Afin de traiter ces bons de commandes dans les meilleurs délais et répondre à l’engagement de livraison en 24 heures, les 50 techniciens de CGR, après réception des fax, devaient les saisir manuellement dans l’ERP Axapta de l’entreprise. Une tâche chronophage et à faible valeur ajoutée qui ne leur permettait pas de se consacrer entièrement à l’amélioration des offres et au service client. Face à cette problématique, la direction de CGR a souhaité se doter d’une solution de Lecture Automatique de Documents (LAD) pour automatiser et dématérialiser le traitement de ses bons de commande, et ainsi libérer les équipes techniques de la saisie des commandes.Après avoir consulté plusieurs acteurs du marché, le choix de CGR s’est porté sur la solution d’Esker –  Esker DeliveryWare – qui répondait à ses critères: la qualité et la souplesse de la solution, la possibilité de la faire évoluer en toute autonomie, la qualité du support technique…, Concrètement, Esker DeliveryWare permet à CGR de dématérialiser le traitement de ses bons de commande chaque jour, depuis la capture des données, jusqu’à la création de la commande dans l’ERP.Dès réception, les bons de commandes sont orientés, en fonction des processus internes, vers une machine fax, une imprimante, un compte de messagerie interne ou vers le circuit de traitement de Lecture Automatique des Commandes Clients. Le logiciel récupère automatiquement les données issues de la commande et les vérifie (numéro de commande, adresse de facturation et de livraison, reconnaissance du client…). Les commandes sont ensuite créées automatiquement dans l’ERP Axapta. L’image électronique de la commande est enfin archivée soit dans Esker DeliveryWare, soit dans l’ERP Axapta, simplifiant ainsi l’accès à l’historique des données et à la commande.« Pour une entreprise comme la nôtre, un retard de livraison, pour quelque motif que ce soit, peut s’avérer extrêmement préjudiciable et impacter la satisfaction de nos clients. Face à cette problématique, Esker DeliveryWare nous dispense non seulement de la saisie et de l’archivage manuels des bons de commandes mais elle nous offre également des fonctionnalités de validation des commandes à plusieurs niveaux, en plusieurs étapes et par plusieurs collaborateurs »  affirme Fabrice Varloteaux, Directeur des Systèmes d’Informations de CGR.« Fort du succès de notre premier projet de dématérialisation des commandes clients, nous avons voulu aller plus loin et développer l’utilisation de la solution pour d’autres flux afin de gagner encore plus en efficacité et nous inscrire dans une démarche de développement durable dans le cadre de notre certification ISO 14001 » explique Sylvie Genibre, Responsable Administratif et Comptabilité au sein de CGR. A l’issue d’une réflexion menée par les services Achats,  Approvisionnement, Comptabilité et Arrivage sur l’optimisation de l’organisation, de la logistique et de l’utilisation du papier au sein de l’entreprise, une des pistes les plus prometteuses s’est avérée être la dématérialisation du processus de réception et de traitement des factures fournisseurs.Avec plus de 300 fournisseurs, CGR recevait et saisissait manuellement plus de 1 000 factures fournisseurs par mois (800 relatives à des marchandises et 200 à des frais généraux) dans son logiciel de gestion comptable et financière Sage 1 000. Le traitement manuel de ces factures était long et pouvait occasionner des erreurs de saisies. Par ailleurs, les aides-comptables occupés à la saisie des factures manquaient de temps pour effectuer des contrôles, tâches à plus forte valeur ajoutée, plus « comptables ».Aujourd’hui, grâce aux solutions Esker, une fois les factures fournisseurs numérisées, les données clés sont capturées automatiquement avec une technologie de reconnaissance et lecture automatiques de documents (RAD/LAD). Elles sont ensuite validées par le comptable dans l’interface Esker et intégrées automatiquement dans Sage 1000 avec un lien vers l’archive électronique de la facture. Pour terminer, le visa de bon à payer déclenche la mise en paiement de la facture dans les délais impartis. Cette solution  permettra un gain notable sur le temps et le coût de traitement des factures, tout en apportant visibilité et traçabilité sur l’ensemble du processus.Marc Chabreuil