Facilitation

Créer des formulaires pour faciliter et harmoniser les méthodes de travail

Les formulaires font partie de notre quotidien : que ce soit dans notre environnement professionnel ou personnel, toutes nos demandes passent quasi systématiquement par un formulaire.

Un formulaire est un support d’enregistrement des différents éléments qui doivent y être reportés et qui sont nécessaires à un objectif donné, la finalité du formulaire.

C’est pour cette raison que pour créer un formulaire efficace, il est primordial au préalable de définir l’objectif de ce formulaire, ainsi que les données qu’il devra récolter.

Nous verrons dans cette fiche quelles sont les étapes de la création d’un formulaire et de sa mise en œuvre afin que celui-ci soit efficace et facile à utiliser.

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• Réf : dt34

Amélioration des performances, Certification ISO 9001, Management intégré...

Comment créer une carte heuristique ?

Une carte heuristique est une représentation en arborescence autour d’un thème central. C’est une façon de structurer les idées en associant des mots-clés et des images. Elle devient alors un excellent moyen de partager autour d’idées et de problèmes que vous pouvez rencontrer au cours d’un projet.

Les cartes heuristiques sont construites selon des principes que nous retrouvons dans le cerveau humain. Ce dernier se sert de mécanismes tels que l’association, l’imagination, l’attribution et la hiérarchisation.

Ces mécanismes sont mis en œuvre lors de la construction et lors de l’utilisation d’une carte heuristique. Cela explique l’intérêt pour le chef de projet de recourir à ce type d’outil pour son travail quotidien. L’usage de ces cartes est en effet multiple : comptes-rendus, résolution de problèmes, liste de tâches, gestion des risques…

Le chef de projet tire donc un bénéfice certain de l’apprentissage des cartes heuristiques. Il gagnera en compréhension et en clarté en travaillant avec son équipe, le client, le commanditaire ainsi que les autres parties prenantes.

En résumé, la carte heuristique offre les avantages suivants :

• elle donne une vision globale ;
• la représentation sous forme d’axes ou de branches facilite les choix de lecture ;
• les données différentes et multiples sont organisées et structurées ;
• la clarté d’une carte facilite le partage et la communication ;
• la carte heuristique stimule l’association, les liens et la mémorisation ;
• elle a une fonction fédératrice puisqu’une carte peut s’élaborer à plusieurs.

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Gestion et pilotage du projet : les fiches pour évaluer, planifier, communiquer, capitaliser

La facilitation pour le chef de projet

Dans les projets, la facilitation a du sens dans différents cas de figure :

• Les techniques de facilitation sont très utiles dans un environnement caractérisé par des hiérarchies strictes accompagnées de processus de décisions lents. La facilitation va donc permettre de faire gagner du temps tout en respectant les processus de décisions en interne.
• Elles trouvent aussi leur place quand les réunions incluent un grand nombre de parties prenantes. Ces parties prenantes viennent souvent avec un bagage culturel très différent. Cette situation est propice aux incompréhensions et aux conflits. La facilitation permet de désamorcer le conflit et de focaliser les parties prenantes sur l’objectif du travail en commun.
• Enfin, les techniques de facilitation sont tout simplement utiles dans les réunions de projet. Elles contribuent notamment à maintenir l’intérêt et la motivation des acteurs.

Le chef de projet souffre souvent du fait qu’il doit investir beaucoup d’énergie dans des réunions insuffisamment efficaces. Il peut donc s’inspirer des techniques de facilitation pour :

• gagner du temps ;
• augmenter l’adhésion aux décisions ;
• alléger sa charge de travail.

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