Conclusion
Système de gestion des documents de la Bibliothèque nationale de France (BnF)

Les référentiels sont des outils qui offrent de nombreux avantages aux utilisateurs.

Sous forme de listes contrôlées, ils facilitent la saisie des métadonnées de description des documents.

Ils améliorent la recherche de l'information, notamment pour des personnes recourant aux documents moins souvent que leurs producteurs et qui n'en connaissent a priori ni les titres, ni les références. En revanche, elles peuvent découvrir facilement les données qui les intéressent en interrogeant les rubriques du plan de classement correspondant à l'activité concernée.

Il est nécessaire de créer une fonction d'administrateur de ces référentiels afin de leur assurer une cohérence sur le très long terme. En raison de l'importance stratégique et politique du plan de classement, l'administrateur doit être aidé par un comité de pilotage pour les modifications de fond (création ou fermeture de rubrique) à y apporter. Ce comité peut aussi gérer ou coordonner d'autres référentiels non encore mis en œuvre à la Bibliothèque, comme des thesaurus plus ou moins spécialisés. À la Bibliothèque nationale, les agents disposent d'un lien pour contacter l'administrateur des référentiels.

Il faut aussi veiller à l'historique de ces référentiels, les faire évoluer sans perdre le souvenir de ce qu'ils ont contenu à un moment donné. À la Bibliothèque nationale de France, une attention particulière est portée au plan de classement qui contextualise et donne un sens à chaque document produit. Il a été décidé d'en faire un archivage périodique dans le magasin d'archives virtuel sécurisé.