Mise en place du projet
Système de gestion des documents de la Bibliothèque nationale de France (BnF)

Pour mettre en place le projet, il a été décidé de suivre les lignes, assez générales, de la norme internationale et les conseils pratiques de la méthode australienne DIRKS (Designing and Implementing RecordKeeping System cf. [Doc. H 7 750]), utilisée dans de nombreux pays dans le monde.

J'avais vu les avantages de ce manuel pratique lors d'une visite en mai 2004 à la Banque d'investissement européenne à Luxembourg qui avait lancé la mise en œuvre d'un système de Records management en 2001.

Il s'agissait d'assurer une parfaite traçabilité des documents essentiels au suivi des affaires de la Bibliothèque, d'éviter ainsi les risques liés à l'absence, à la perte ou à la non-fiabilité de l'un d'entre eux et d'assurer les droits de l'établissement. Les redondances et doublonnages de documents devaient être évités pour gagner en efficacité.

Le système repose sur Lotus Notes Domino d'IBM, acquis dès 1998 par la Bibliothèque et qui servait principalement jusqu'en 2004 pour le courrier électronique et des applications métier, un peu pour la production de documents, mais sans contrôle et alimentation automatique de métadonnées. La programmation sur Domino a été réalisée en interne grâce à une équipe dédiée.

Il était évident qu'on ne parviendrait à faire accepter ce système qu'à la condition qu'il ne ralentisse pas l'activité des services et qu'il facilite le travail quotidien. Un des objectifs était donc de fournir le plus d'automatismes possible, de faire en sorte que le producteur de données soit aidé et accompagné dans une tâche simplifiée. Pour cela, la quasi totalité des métadonnées, des propriétés décrivant le document, devait être fournie par défaut par l'outil informatique, en particulier toute la gestion du cycle de vie et du référencement des documents qui devait être unifiée pour tous les services.

La gestion des documents pouvait aussi aider au décloisonnement des services dans un établissement à la structure hiérarchique très verticale. Pour cela, il était important de faire accepter des outils de classement et donc d'accès à l'information, communs, comme un plan de classement conforme à la norme ISO 15489.

Au nombre des référentiels mis en place, on peut citer :

• le système d'identification des documents avec l'affectation d'une référence...