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RÉSUMÉ
EDI, pour échange de données informatisées, est une notion tout à fait actuelle. Pouvoir échanger tous les documents commerciaux standards directement sous forme électronique est un gain temporel et financier pour l'entreprise. Cet article, après avoir défini l'EDI et ses enjeux, présente les étapes de mise en oeuvre d'un tel système et les nouvelles formes d'échanges qui en découlent.
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Alice AGUEMON : Responsable e-standards Gencod EAN France
INTRODUCTION
B eaucoup de tâches (création, transferts, manipulation, correction, copie, etc.) sont subordonnées à la réception de documents commerciaux. L’information tarde ou ne se présente pas dans la forme voulue.
Dans le contexte actuel d’internationalisation des échanges commerciaux et de concurrence accrue, chaque société se doit pour se développer d’être la plus compétitive possible. La première étape de cette recherche de compétitivité passe par la diminution des coûts internes, par la suppression des tâches sans valeur ajoutée au profit des tâches à valeur ajoutée.
Pour atteindre cet objectif, il existe d’autres méthodes de communication rapides, fiables et moins onéreuses, à savoir les échanges électroniques.
Imaginez que votre entreprise, quelle que soit sa taille ou son type d’activité, soit en mesure d’échanger, directement d’ordinateur à ordinateur, des données commerciales ordinaires telles que des ordres d’achat ou des factures ou des informations de produits avec des partenaires de différents secteurs. Supposons, par exemple, que les commandes de votre entreprise au lieu d’être imprimées sur un ordinateur puis postées au fournisseur soient mises en forme selon des normes internationales et transmises par voie électronique aux fournisseurs.
À la réception des commandes électroniques, l’ordinateur du fournisseur est capable de les traiter et de confirmer les dates de livraison en envoyant une réponse électronique.
Ce n’est pas le scénario du futur. Pour de nombreuses entreprises, c’est la pratique courante et réaliser les échanges électroniques de données commerciales sans papier appartient au domaine du réel. Toutes les entreprises quelles que soient leurs tailles peuvent utiliser les échanges électroniques. Ils ne sont pas limités par les frontières entre pays ni à des industriels particuliers.
L’objectif de cet article est de décrire les aspects fondamentaux de l’EDI. La première partie est consacrée à la définition du concept EDI. La deuxième partie analyse les enjeux, tandis que la troisième partie examine les étapes de mise en œuvre d’un projet EDI. Dans la quatrième et dernière partie, les nouvelles formes d’échanges électroniques sont détaillées.
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3. Étapes de mise en œuvre
Notre propos est de rappeler les étapes essentielles de conduite d’un projet EDI.
Il s’agit d’un projet technique et organisationnel. Sa mise en œuvre touche de nombreuses fonctions dans l’entreprise.
Les étapes de mise en œuvre qui sont au nombre de dix, depuis la nomination du responsable du projet jusqu’à la maintenance du système EDI, sont décrites dans ce paragraphe.
3.1 Désigner un responsable EDI
Pour tout projet, il faut un responsable. Celui-ci doit avoir une bonne connaissance des rouages de l’entreprise.
Son rôle est :
-
d’assurer l’interface entre les services internes impliqués (le service commercial, les services techniques...) ;
-
de mettre en adéquation les besoins des utilisateurs et les outils informatiques afin d’améliorer la qualité de l’information ;
-
de sensibiliser et de fédérer l’ensemble des acteurs du projet ;
-
de planifier, de conduire, de coordonner, d’analyser et de contrôler les différentes étapes du projet ;
-
de rendre compte de façon régulière de l’état d’avancement du projet.
3.2 Analyser les besoins
3.2.1 Identifier les partenaires
La décision d’utiliser les échanges électroniques est d’abord un choix commercial.
Il s’agit de répondre aux questions suivantes :
-
Quelles sont mes relations commerciales avec les partenaires ?
-
Quel est leur degré d’intégration dans le projet ?
-
Quel sont les délais de mise en œuvre du projet ? etc.
Le choix des partenaires se fait selon des critères :
-
de stabilité et de régularité des relations commerciales ;
-
de volume de lignes échangé ;
-
de fréquence des échanges ;
-
de contacts privilégiés.
Le projet EDI résulte de la demande d’un client. À court terme, il concerne au...
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BIBLIOGRAPHIE
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(1) - LANGLOIS (M.), GASCH (S.) - Le commerce électronique B to B, de l’EDI à Internet - . Éditions Dunod (1999).
-
(2) - BEZAUT-TENOR (O.) conseil., PAQUEL-CANOPE (N.) - XML et développement des EDI - . Hermès Sciences - Lavoisier/Collection Nouvelles Technologies Informatiques (2002).
-
(3) - CHARMOT (C.) - L’échange de données informatisées (EDI) - . Collection Que sais-je ? (no 3321), Éditions Presses Universitaires de France (1998).
-
(4) - Professeur BAILE (S.) - Bénéfices et avantages compétitifs des échanges de données informatiques pour les PME/PMI - Revue internationale PME, Vol. 8, n 2 (1995).
-
(5) - EMMELHAINZ (M.A.) - L’échange de données informatisées - , traduit de l’américain par Brigitte FRIEDEL, Editions Masson (1992).
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(6)...
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