Le knowledge management à l’heure des RSE : utiliser Knowledge Plaza

La solution Knowledge Plaza est l’unique logiciel édité par la société belge Whatever. Celle-ci compte une quinzaine de collaborateurs, dont la moitié de développeurs, et est basée non loin du campus universitaire de Louvain-la-Neuve.

Type de knowledge management privilégié

Dans Knowledge Plaza, le partage entre experts a lieu au sein d’espaces où les bonnes pratiques et retours d’expérience sont formalisés, confrontés et mis à disposition. Les contenus sont gérés collaborativement, dans un environnement intuitif et interactif, favorisant l’apprentissage collectif.

Budget d’un projet (estimation, fourchette)

L’abonnement annuel se situe entre 15 000 et 150 000 € en fonction du nombre et de la typologie des utilisateurs. À ce coût récurrent s’ajoute le coût initial de mise en œuvre (formation, intégration et personnalisation) qui représente en moyenne 20 % à 30 % du budget annuel.

De nombreuses entreprises ont mis en place Knowledge Plaza : Lafarge, EDF, PMU, Orange, SVP, Communauté urbaine de Strasbourg, police fédérale belge…

Knowledge Plaza a par ailleurs remporté quelques récompenses sur les salons : prix Datanews, start-up belge de l’année 2011, trophée Documation Belgique 2011, finaliste du prix KM World 2010, prix I-Expo de l’innovation en Knowledge Management 2010.

Bénéfices attendus

Les bénéfices les plus cités d’après les personnes sondées sont les suivants :

• rendre l’information facilement accessible (92 %) ;
• se tenir mutuellement informés (77 %) ;
• capitaliser les idées et échanges informels (61 %) ;
• diminuer le nombre d’e-mails et de réunions (35 %)
• entrer en contact avec des collègues (22 %) ;
• répondre aux attentes de la génération Y (15 %).

Liste des métiers utilisateurs de la solution Knowledge Plaza

Les métiers qui utilisent le plus Knowledge Plaza sont les suivants :

• direction/stratégie (10 %) ;
• marketing/vente (30 %) ;
• opérations/qualité (20 %) ;
• R&D/innovation (15 %) ;
• communication interne/RH (20 %) ;
• informatique (5 %).

Sélection de contenus Knowledge Plaza ne propose pas d’outil de surveillance de sites mais est capable de s’interfacer avec des outils de collecte automatique tels que WebSite Watcher ou KB Crawl. La sélection et la collecte sont avant tout orientées vers une contribution humaine et intuitive, ac...

Outils graphiques, mapping, localisation Le lien entre chaque contribution (contenu, commentaire, évaluation) et son contributeur est conservé et permet de faire émerger les domaines d’intérêts et d’expertises de chaque membre, facilitant ainsi la mise en relation. En termes de contenu, l’applica...

Portails, workflows, intégration dans les intranets Les contenus sont intégralement indexés et catégorisés au moyen de tags structurés : catégorisation des tags par thème ; suggestion de tags ; tags libres et tags obligatoires ; gestion des tags. Une diffusion profilée e...

Différentes formes de livrables L’information et les connaissances sont restituées et diffusées sous différentes formes et formats selon le public, les usages et les besoins : portails personnalisés (espaces), flux RSS, exports PDF, newsletters automatiques dont le format et la fréquence so...