Cet article est une introduction à ces nouveaux systèmes de productivité de l’entreprise que sont les workflow. En quelques années, ils sont devenus les outils essentiels que toute organisation doit posséder pour répondre aux besoins de changement, d’adaptabilité, et d’information. Les fonctionnalités des workflow évoluent avec l’environnement économique, mais aussi avec les technologies du traitement de l’information et des communications, cette nouvelle dimension étant démultipliée par Internet.
Beaucoup d'organisations proposent de nombreux documents. Cette production mobilise beaucoup de ressources, tout au long du cycle de vie des produits ou des projets. Les outils de production sont les suites bureautiques traditionnelles et la méthodologie, le copier-coller, les échanges par mail et le stockage sur un disque partagé ou dans un outil de gestion documentaire. Malgré le peu d'efficacité, la recherche d'alternatives reste rare. La rédaction structurée propose des outils proches des outils de CAO ou des PLM. Dans les deux cas, les livrables sont des assemblages, utilisant des composants standards ou spécifiques. Ces livrables peuvent être gérés via des règles de configuration.
L’évolution technique a été telle, ces dernières décennies, que le document numérique est maintenant intégré à la vie de toute entreprise, voire même à celle d’une partie des citoyens ; le papier ne représente plus tous les états possibles d’un document. L’objectif de cet article est de tenter de définir cet objet et de l’inscrire dans les techniques informatiques actuelles, d’analyser les pratiques nouvellement développées autour du document numérique et de la gestion des contenus, pratiques devenues incontestablement matures et robustes. L’évolution des processus de production qui lui sont rattachés modifie non seulement les besoins des utilisateurs mais également le contexte légal et réglementaire.
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