Quatre principales normes pour l'archivage électronique

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Auteur(s)

Marie-Anne Chabin : Expert en stratégie et méthodologie d'archivage - Présidente du cabinet Archive 97 - Professeur associé au Conservatoire national des arts et métiers CNAM

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INTRODUCTION

Une partie des documents et des données qui sont produits au quotidien dans les entreprises doit être archivée pour être conservée pendant quelques années ou quelques décennies, afin de se conformer aux contraintes réglementaires ou pour constituer une documentation interne pour les équipes. C'était vrai dans l'environnement papier et c'est encore plus vrai dans l'environnement électronique. En effet, si les papiers savent plus ou moins se conserver tous seuls, les fichiers électroniques livrés à eux-mêmes sont rapidement inexploitables et illisibles. L'archivage électronique doit répondre aux problèmes posés par l'obsolescence des supports et des formats de codage, ainsi qu'à la nécessité d'identifier et de décrire les documents et les données numériques.

Pour l'entreprise, il s'agit d'anticiper le risque de non-disponibilité des données en cas de problème juridique ou technique, et de le faire au meilleur coût.

L'archivage électronique est aujourd'hui encadré par plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : la norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l'archivage ; le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d'un système d'archivage électronique (Electronic Records Management System) ; la norme française NF 42-013 définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; la norme OAIS définit un modèle d'information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l'information numérique.

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Il existe d'autres versions de cet article :

Version courante de mai 2015 par Marie-Anne CHABIN

DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-h7276

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Conclusion

7. Quatre principales normes pour l'archivage électronique

La dernière décennie a procuré aux professionnels et aux praticiens de l'archivage électronique une série de textes de référence, comblant ainsi un vide qui commençait à se faire sentir.

Nous présentons ici quatre textes :

la norme internationale ISO 15489 sur le Records management ;
le modèle européen MoReq2 pour la maîtrise de l'archivage électronique au sens du records management ;
la norme française 42-013 sur la conservation et l'intégrité des documents numériques ;
le modèle OAIS sur l'archivage des données spatiales.

7.1 Norme ISO 15489 (2001)

La norme ISO 15489 s'intitule (en français également...) « norme sur le records management ». Mais c'est bien d'archivage dont il est question, d'archivage en général, donc aussi d'archivage électronique.

Il s'agit de prendre en charge les documents et données résultant de l'activité de l'entreprise, depuis leur validation jusqu'à l'extinction de leur valeur probante et/ou de leur utilité interne. Il s'agit d'organiser l'archivage dès la validation de l'information, dans un but de responsabilité et d'efficacité au service de l'entreprise. Dans le langage courant, l'expression « archivage légal » est utilisée dans ce sens. Cependant, stricto sensu, l'archivage n'est pas « légal » ; certes la loi impose la conservation de certains documents et de certaines données mais ne se prononce pas sur les moyens. Il est donc plus exact de parler d'« archivage à des fins de preuve ».

Cette norme internationale sur le records management trouve son origine dans la norme nationale australienne sur le même thème, publiée en 1995 et présentée à l'ISO en raison de son succès.

La définition officielle du records management (dans la norme) est : « Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents ».

En amont, le records management ne gère pas la documentation de travail (non validée) ; en aval, il ne gère...

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