On constate que plus les entreprises développent les nouvelles technologies et introduisent de nouvelles méthodes de travail, plus les méthodes et les procédures d'archivage perdent de leur efficacité » : c'est le constat paradoxal et provocateur de la norme ICA-Req, Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique (2008). Pourquoi ?
On parle d'archivage électronique depuis près de trente ans, mais le sujet est devenu un enjeu majeur au tournant de l'an 2000 avec la conjonction de quatre phénomènes :
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1. la reconnaissance de la valeur légale de l'écrit sous forme électronique ;
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2. l'explosion des volumes de données dans les entreprises et les organisations publiques ;
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3. la multiplicité des solutions logicielles et matérielles autour de l'information numérique, et la rapidité de leur obsolescence, avec des difficultés d'interopérabilité entre plateformes ;
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4. les défis posés par la matière numérique en termes de sécurité et d'intégrité.
L'archivage, dans sa fonction de maintien dans le temps des supports d'information produits aujourd'hui, concerne tout le monde, individus et organisations, dès lors que ces personnes ou ces organisations détiennent des documents ou des informations qu'elles doivent ou veulent conserver dans le temps, pour une durée de quelques années ou sans limitation de durée.
Quand ces documents et informations sont produits sous une forme numérique, l'archivage sera forcément électronique. Or, 90 % de l'information circulant aujourd'hui est produite sous forme numérique. L'archivage électronique devrait donc être très répandu. C'est sans compter sur le fait que de nombreux documents produits sous forme numérique sont signés sur papier, et que de nombreux documents ou données reçus sous forme numérique sont imprimés et gérés sous forme papier, puis archivés sur ce support ; c'est sans compter aussi sur le stock d'archives papier qui est toujours là, qui peut être numérisé, mais qui ne l'est pas toujours et n'a pas toujours besoin de l'être.
L'archivage numérique progresse, mais il a encore du chemin à faire pour répondre aux exigences de conserver tout ce qu'il faudrait conserver et de bien le conserver. Dans un premier temps, l'archivage électronique doit se démarquer définitivement des notions de sauvegarde ou de stockage informatique avec lesquelles il a été trop longtemps confondu. Il faut aussi qu'il marque et affirme sa spécificité et son intérêt pour les organisations face à la gestion électronique de documents (GED) et face aux projets de dématérialisation qui ignorent encore trop souvent les exigences d'un archivage managérial et pérenne.
La décennie 2000 a vu émerger de nombreuses normes relatives à l'archivage, d'origines variées, pour répondre à des questions différentes de qualité, d'authenticité, de sécurité, d'intégrité, d'interopérabilité et de pérennité .
Cet article fait le point sur l'ensemble de ces normes, leur origine, leur contenu et leur articulation. Avec un peu de recul aujourd'hui sur leur application et leur évolution, il tire les enseignements de cette décennie de normalisation de l'archivage électronique et de la conservation numérique.
Électronique, numérique ou digital ?
Faut-il dire archivage électronique, archivage numérique ou archivage digital ? Est-ce la même chose ? On rencontre les trois adjectifs et ils expriment en général la même idée, celle que l'archivage concerne des documents numériques et que le système qui les gère est un système informatique. Archivage électronique et archivage numérique sont synonymes. Quand on parle des documents en revanche, il est préférable de dire « numérique » car il s'agit de fichiers composés de 0 et de 1. Le terme digital est un anglicisme dont la traduction française est « numérique » bien qu'il soit de plus en plus utilisé avec une connotation marketing.
