Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le mieux adapté

Auteur(s) : Adeline RAILLON

Date de publication : 10 oct. 2017 | Read in English

Sommaire
Médias

Présentation

1 - Appréhender les enjeux de la GED

1.1 - Quels sont les avantages d’une GED ?
1.2 - La GED au service de la qualité et de l’environnement

2 - Budgétiser la GED

3 - Mettre en œuvre la GED en 5 phases

3.1 - Phase 1 : Le choix de la solution
3.2 - Phase 2 : Création du plan de classement et des droits d’accès
3.3 - Phase 3 : Faire l’acquisition des documents
3.4 - Phase 4 : Classer et stocker les documents
3.5 - Phase 5 : Diffuser les documents

4 - Notre conseil

4.1 - Soyez chef de projet utilisateur

5 - Erreurs à éviter

5.1 - N’imposez pas les choix aux utilisateurs
5.2 - Ne partez pas sur une solution non évolutive
5.3 - Ne créez pas des usines à gaz
5.4 - Ne vous contentez pas de tests a minima du système
5.5 - N’optez pas pour des systèmes de GED différents

Références

Présentation

Auteur(s)

Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère

Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.

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INTRODUCTION

Votre système documentaire devient lourd, sa gestion fastidieuse. Vous souhaitez mettre en place un dispositif permettant d’améliorer la gestion, le classement, l’organisation, la sauvegarde et le partage des documents essentiels.

La gestion électronique des documents (GED) permet tout cela, mais sa mise en œuvre ne se fait pas sans évolution des pratiques. Il s’agit d’un projet d’envergure pour l’entreprise qui doit être mené méthodiquement et avec le concours de tous.

En quoi la GED peut-elle contribuer à répondre aux exigences normatives en matière de maîtrise documentaire ?
Comment permet-elle un partage efficace et transversal de l’information ?

Cette fiche vous précise comment mettre en place cette gestion électronique des documents dans votre entreprise.

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