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Auteur(s)
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Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
Votre système documentaire devient lourd, sa gestion fastidieuse. Vous souhaitez mettre en place un dispositif permettant d’améliorer la gestion, le classement, l’organisation, la sauvegarde et le partage des documents essentiels.
La gestion électronique des documents (GED) permet tout cela, mais sa mise en œuvre ne se fait pas sans évolution des pratiques. Il s’agit d’un projet d’envergure pour l’entreprise qui doit être mené méthodiquement et avec le concours de tous.
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En quoi la GED peut-elle contribuer à répondre aux exigences normatives en matière de maîtrise documentaire ?
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Comment permet-elle un partage efficace et transversal de l’information ?
Cette fiche vous précise comment mettre en place cette gestion électronique des documents dans votre entreprise.
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Appréhender les enjeux de la GED5. Erreurs à éviter
5.1 N’imposez pas les choix aux utilisateurs
Procéder ainsi, c’est s’assurer que les utilisateurs n’adhéreront pas à la démarche et ne suivront pas les règles établies. Il convient donc de les associer à la recherche des solutions permettant de répondre à leurs besoins.
HAUT DE PAGE5.2 Ne partez pas sur une solution non évolutive
Les besoins en matière de gestion documentaire n’ont de cesse d’évoluer avec le contexte de l’entreprise. Le choix de la solution doit se porter sur la capacité de l’éditeur à pouvoir faire évoluer son application, à le rendre comptable et communiquant avec d’autres applications.
HAUT DE PAGE5.3 Ne créez pas des usines à gaz
Les solutions les plus simples sont souvent les plus efficaces et surtout les plus admises par le personnel.
HAUT DE PAGE5.4 Ne vous contentez pas de tests a minima du système
Le système doit être testé intensivement avant sa mise en production officielle. Les dysfonctionnements sont souvent mal perçus par les utilisateurs. C’est d’autant plus le cas s’ils sont déjà sceptiques lors des phases d’étude.
HAUT DE PAGE5.5 N’optez pas pour des systèmes de GED différents
Recourir à différents systèmes de GED au sein d’une même entreprise, de taille moyenne qui plus est, entraînera à coup sûr des problèmes de duplication et d’accès à la base de documents. Tous les services de votre entreprise doivent donc impérativement utiliser le même système de GED, avec une même base de documents. L’objectif est en effet de structurer le système de façon homogène en définissant des procédures uniformes, régies par un seul et même système de permissions.
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