Construire le cahier des charges de son logiciel de veille et sélectionner les bons outils : Rédiger le cahier des charges du logiciel de veille

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Auteur(s)

Frédéric MARTINET : Consultant indépendant en dispositifs de veille, Actulligence Consulting

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INTRODUCTION

La collecte d’information prend de nos jours une toute autre ampleur : paradoxalement, alors que l’information se multiplie, il peut devenir de plus en plus difficile de la trouver. Non pas parce qu’elle n’existe pas, mais parce qu’elle est noyée dans la masse.

Les praticiens de la veille ont donc régulièrement recours à des logiciels pour automatiser toute ou partie de la collecte d’information, et parfois également son traitement. Mais aussi pour permettre la diffusion de l’information en mode push ou son accessibilité en mode pull.

Sélectionner un logiciel de veille est une étape complexe car tout logiciel de veille comporte des aspects techniques et des aspects métiers (veille).

Or, les DSI qui interviennent dans le choix de nombreux logiciels connaissent en général assez mal les spécificités des logiciels de veille qui ne font pas partie du paysage standard des applications déployées en entreprise.

Avec cette fiche, nous vous proposons de vous guider dans la rédaction du cahier des charges de votre logiciel de veille.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1038

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Prioriser des critères de sélection lors de l’élaboration du cahier des charges du logiciel de veille

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2. Rédiger le cahier des charges du logiciel de veille

Votre cahier des charges devra comprendre plusieurs parties principales pour votre logiciel de veille :

la partie ergonomie et IHM qui décrit la façon dont le logiciel se prend en main, son ergonomie et éventuellement son graphisme. Cela peut paraître un détail, mais une ergonomie étudiée est gage de sécurité lors de la réalisation des actions et surtout de productivité ;
la partie sourcing qui décrira les sources qui devront être préintégrées par la solution de veille, les sources qui peuvent être intégrées (sites, pages ou lots de pages, RSS, gestion des authentifications, newsletters, bases de données professionnelles…) ;
la partie traitement enrichissement qui précisera les fonctionnalités d’enrichissement (traduction automatique, extraction d’entités nommées, sémantique…), de traitement (processus de validation, work flow intégré…) ;
la partie des livrables qui est essentielle car c’est à travers elle que vous toucherez vos clients finaux et c’est également une de celles qui peut s’avérer la plus chronophage. Définissez au préalable les livrables que vous souhaitez : newsletters automatiques, newsletters avec travail de rédaction, newsletter complexe éditorialisée dans sa mise en forme, mini-site web, widget, RSS, ou autre flux de données pouvant s’intégrer sur une solution tierce, rapport à la demande… Si cela vous est possible, maquettez-les précisément. Il peut parfois être difficile d’obtenir un résultat de bonne qualité graphique sur un livrable automatisé en s’appuyant sur une solution logicielle sur étagère ;
la partie utilisateurs et administration. Précisez le nombre d’utilisateurs et leurs profils (administrateur, veilleur, expert/valideur, destinataire). Dans la mesure du possible, décrivez les actions que devra pouvoir réaliser chacun des types d’utilisateurs sur la plate-forme (créer une source, créer des requêtes de collecte ou les modifier, valider des documents, générer un livrable…) ;
la partie maintenance qui définit les contraintes de disponibilité (service level agreement par exemple), les rôles et responsabilités de chacune des parties dans la maintenance de la solution de veille et les prestations de services demandées, éventuellement associées, ainsi que les coûts d’interventions spécifiques (par exemple pour...