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Comment dompter sa messagerie électronique ?

Mardi 25 Avril 2017 De 11h00 à 12h00

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Arrivées de mail, messagerie instantanée, pop-up, appels du smartphone, SMS, téléphone fixe… autant d’aguichants traquenards technologiques pour nous soustraire à l’activité que nous nous efforçons frénétiquement de liquider dans l’urgence.
Ces sollicitations incessantes arrivent à corrompre notre capacité à nous concentrer et génèrent une dépendance à la dispersion mentale.
De récentes recherches ont constaté que plus nous étions soumis à des interruptions extérieures et plus nous éprouvions le besoin de perpétrer sur nous-même nos propres interruptions (time switching)... La concentration "fout le camp" et c’est le stress qui prend sa place.

En apparence, ni l’entreprise ni les salariés n’y trouvent leur compte…mais en apparence seulement car comment expliquer cette nouvelle addiction aux technologies de l’information dont le principal symptôme est le stress ?

Dino Ragazzo

« L’objectif du webinar est de comparer vos pratiques de gestion de la messagerie et peut-être d’apprendre à travers quelques petits trucs une méthode simple et efficace pour mieux gérer toute forme d’information, puisque beaucoup d’informations passent par les emails. Et puis partager vos bonnes pratiques et vous donner certainement d’ajouter quelques méthodes pour mettre fin à la prolifération de cette épidémie du stress dont on parle très souvent quand on parle de sujets de gestion de l’information.

Le message d’entrée est « Le pot vide ne déborde pas. » qui est un proverbe jamaïcain. Vous pouvez vous demander « mais qu’est-ce qu’il nous raconte avec ça ? » mais vous allez voir tout va s’éclaircir dans un instant.

Quand on parle de profusion d’informations, on parle de mails, on parle de la messagerie instantanée, de fils RSS qui s’affichent, de tous les pop-up, de la gestion des smartphones dans lesquels il y a des appels, des messages, des sms, il y a aussi le téléphone fixe… Ce sont autant de sollicitations sonores ou visuelles qui ont pour désagréable inconvénient de nous soustraire à l’activité sur laquelle nous sommes en train de nous concentrer, souvent dans l’urgence parce que vous l’avez probablement vu dans les webinars précédents il y a une grande quantité de tâches urgentes de nos jours au travail. Donc nous sommes dans l’urgence et nous avons en plus ces sollicitations-là qui viennent nous compliquer la tâche, si je puis dire. Cette sur sollicitation, on doit le reconnaitre, est dû aux nouveautés technologiques dans l’environnement de travail qui fait que nos façons de travailler évoluent moins vite que la technologie. On est à chaque fois solliciter sur notre propre façon de traiter l’information. Une étude de Sciforma de septembre 2010 démontre qu’il est impossible pour un salarié français de rester concentré sur une tâche plus de 12 minutes sans être interrompu. Et encore pire si vous avez des fonctions d’encadrement, ce n’est plus 12 minutes c’est 7 minutes sans être interrompu ! Ce qui est intéressant de voir c’est que ces interruptions produisent sur nous des changements d’attitudes et il semble que l’on devienne addict à ses interruptions. C’est-à-dire que quand il n’y a pas suffisamment d’interruption, nous avons tendance à les créer nous-même ce qu’on appelle du time switching. Au-delà d’une certaine durée de concentration nous avons tendance à lâcher et à passer sur autre chose comme si nous étions devenus des accros du zapping. »

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