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Auteur(s)
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Frédérique FAGES : Ingénieur et juriste en environnement
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Lire l’articleINTRODUCTION
Règlements, directives, lois, décrets, arrêtés… tout organisme se doit de connaître et de respecter la réglementation qui lui est applicable. Outre le fait que nul n’est censé ignorer la loi, l’organisme doit se prémunir contre les sanctions pénales et financières en cohérence avec la gestion et la maîtrise de ses risques aux niveaux technique, organisationnel, juridique et humain.
Les modifications d’activités et l’évolution constante des obligations réglementaires nécessitent de fait la mise en place d’un dispositif de veille réglementaire. Celle-ci peut être définie comme le processus formalisé d’identification et de mise à jour des exigences légales et applicables. La gestion de la veille réglementaire suit une logique de processus par le découpage en étapes définies.
La veille réglementaire est un préalable au processus d’évaluation de conformité qui conduit à la mise en conformité de l’établissement par le biais d’actions correctives.
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Comment mettre en place et gérer efficacement une veille réglementaire ?
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Comment un processus de veille réglementaire se déploie-t-il du niveau stratégique à l’opérationnel au sein de l’organisme ?
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Notre conseil4. Organiser et mettre en place la veille réglementaire
La mise à jour de la veille réglementaire nécessite une organisation structurée et efficace qui permettra à l’organisme de respecter la réglementation qui lui est applicable dans tous les cas de figure.
Un système de veille réglementaire efficace et structurée sous-entend une mise à jour des textes lorsqu’ils sont applicables (voire une anticipation des textes à venir, par exemple la mise en place des dispositions de la réglementation REACH concernant les produits dangereux). En outre, le fait que des personnes identifiées centralisent la veille réglementaire par domaine de compétences (environnement, sécurité, ressources humaines, etc.) constitue un avantage pour l’organisation de la veille réglementaire globale et permet de réduire les risques de méconnaissance de la réglementation.
Le recours à un prestataire extérieur spécialisé dans la réglementation peut être une réponse adaptée et pratique pour :
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la mise à jour de la veille réglementaire ;
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la réalisation d’audit de conformité réglementaire.
Ces prestations nécessiteront un budget.
4.1 Nouveaux projets
La réglementation applicable à l’organisme fait l’objet d’un suivi, d’une mise à jour, d’une analyse de conformité réglementaire sur le terrain, mais elle doit être anticipée pour les nouveaux projets.
Une nouvelle activité, un nouveau produit, une augmentation de production peuvent avoir des incidences importantes sur les réglementations applicables à l’organisme. Pour les prévoir et les anticiper, il est nécessaire d’impliquer les personnes pouvant être directement concernées par ces éventuels changements. L’item « réglementation » doit être pris en compte dans la gestion d’un projet.
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Organiser et mettre en place la veille réglementaire
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Outil
Exemple de grille de lecture pour l’analyse des textes réglementaires (Outil
fic0039m1.docx
).Cette grille fournit un schéma des textes réglementaires
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