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Auteur(s)
-
Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
De nombreux échanges externes ou internes ne se font aujourd’hui que par courriels avec la rapidité nécessaire aux échanges d’informations, compte tenu des organisations géographiquement éclatées et de la mondialisation.
Il n’est pas rare non plus de voir les voisins de bureaux, proches géographiquement, ne pas se déplacer pour parler de vive voix mais s’écrire en mettant en destinataires plusieurs personnes ou en copie une multitude d’individus.
La communication par courriel demande de respecter certaines règles afin de garder un fil de conduite et obtenir en fin une réponse précise à l’attendu et non un brouhaha immaîtrisable.
Les pièces échangées par mail peuvent aussi s’avérer très intéressantes dans le futur ; leurs gestion et archivage doivent faire partie de vos pratiques professionnelles.
Cette fiche va vous indiquer les bonnes pratiques de ce mode de communication et vous permettre de structurer les informations pour ne pas subir vos courriels et rester maître du temps.
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Notre conseil4. Archiver vos communications
Avec la messagerie, le volume d’échanges de communication peut être vite énorme et il vous sera nécessaire ultérieurement de retrouver précisément certains messages.
En effet, lorsque vous aurez à monter une réclamation auprès de votre client, de fournisseurs ou sous-traitants, vous aurez à retrouver des faits précis évoqués dans le passé.
Ces informations récupérées permettront au fil de l’eau de notifier le client ou les fournisseurs sur des faits marquants.
Ceci est aussi vrai lorsque vous aurez à rédiger le rapport de clôture du projet et valoriser le retour d’expérience.
Vous pouvez donc construire un fichier dédié qui ordonnera et épinglera les échanges importants de manière à les tracer pour vos recherches ultérieures.
Ces échanges peuvent être structurés avec votre client, vos fournisseurs, vos sous-traitants ou vos partenaires en cas de consortium.
Vous aurez alors à identifier une référence, une date, un sujet et un commentaire pour chaque courriel important.
Vous pourrez alors stocker dans ces répertoires les courriels envoyés et reçus, les pièces jointes en format natifs et pdf.
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ANNEXES
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Outil
Conseils pour rédiger un courriel professionnel (Outil
fic1711m1.docx
).Cet outil vous propose quelques conseils pour bien rédiger les différents paragraphes d’un courriel professionnel.
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