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Auteur(s)
-
Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
De nombreux échanges externes ou internes ne se font aujourd’hui que par courriels avec la rapidité nécessaire aux échanges d’informations, compte tenu des organisations géographiquement éclatées et de la mondialisation.
Il n’est pas rare non plus de voir les voisins de bureaux, proches géographiquement, ne pas se déplacer pour parler de vive voix mais s’écrire en mettant en destinataires plusieurs personnes ou en copie une multitude d’individus.
La communication par courriel demande de respecter certaines règles afin de garder un fil de conduite et obtenir en fin une réponse précise à l’attendu et non un brouhaha immaîtrisable.
Les pièces échangées par mail peuvent aussi s’avérer très intéressantes dans le futur ; leurs gestion et archivage doivent faire partie de vos pratiques professionnelles.
Cette fiche va vous indiquer les bonnes pratiques de ce mode de communication et vous permettre de structurer les informations pour ne pas subir vos courriels et rester maître du temps.
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Archiver vos communications3. Faire preuve de vigilance
Gardez à l’esprit que vos courriels ne sont pas forcément lus, qu’il est préférable de téléphoner en cas d’urgence.
Rappelez-vous que votre message doit être clair et percutant, et les points importants figurer en début de message.
Évitez de mélanger des sujets et soyez bienveillant avec votre interlocuteur pour qu’il ait plaisir à vous répondre.
Veillez à gérer la destination de vos courriels et ciblez celui qui doit vous répondre. En effet, une multitude de destinataires déculpabilisera celui qui devrait répondre et vous risquez de ne pas atteindre votre cible ou de déclencher une réaction en chaîne non maîtrisable ensuite.
De manière professionnelle, chaque courriel doit contenir la signature officielle de l’entreprise avec son logo.
Vous devrez configurer cette signature avec vos informations personnelles (téléphone, adresse, etc.).
L’entreprise pourra vous demander de respecter une charte graphique pour construire une identité visuelle propre.
Cette charte régule des polices de caractères, des couleurs et quelquefois des bannières donnant des informations sur l’actualité de l’entreprise.
OutilLes conseils pour rédiger un courriel professionnel (Outil fic1711m1.docx ) vous permettront de maîtriser les bonnes pratiques pour bien rédiger un courriel professionnel.
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Faire preuve de vigilance
ANNEXES
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Outil
Conseils pour rédiger un courriel professionnel (Outil
fic1711m1.docx
).
Cet outil vous propose quelques conseils pour bien rédiger les différents paragraphes d’un courriel professionnel.
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