Références & outils
Présentation
Auteur(s)
-
Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
De nombreux échanges externes ou internes ne se font aujourd’hui que par courriels avec la rapidité nécessaire aux échanges d’informations, compte tenu des organisations géographiquement éclatées et de la mondialisation.
Il n’est pas rare non plus de voir les voisins de bureaux, proches géographiquement, ne pas se déplacer pour parler de vive voix mais s’écrire en mettant en destinataires plusieurs personnes ou en copie une multitude d’individus.
La communication par courriel demande de respecter certaines règles afin de garder un fil de conduite et obtenir en fin une réponse précise à l’attendu et non un brouhaha immaîtrisable.
Les pièces échangées par mail peuvent aussi s’avérer très intéressantes dans le futur ; leurs gestion et archivage doivent faire partie de vos pratiques professionnelles.
Cette fiche va vous indiquer les bonnes pratiques de ce mode de communication et vous permettre de structurer les informations pour ne pas subir vos courriels et rester maître du temps.
L'expertise technique et scientifique de référence
DOI (Digital Object Identifier)
Cet article fait partie de l’offre
Métier : responsable bureau d'étude/conception
(370 articles en ce moment)
Cette offre vous donne accès à :
Une base complète d’articles
Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques
Des services
Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources
Des modules pratiques
Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses
Doc & Quiz
Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive
Présentation
Gérer les courriels1. Définir les flux de communication du projet avec vos clients et votre équipe
Les bonnes pratiques du project management introduisent un document majeur en termes de communication : le plan de management.
Ce document décrit comment le projet sera exécuté et intègre plusieurs plans subsidiaires, dont le plan de la communication.
Il précise comment les communications du projet seront planifiées, structurées, surveillées et maîtrisées. Il peut aussi inclure des directives et des modèles pour la rédaction des courriels.
La communication devra être gérée via un processus qui permettra de créer, rassembler, distribuer, sauvegarder et archiver les informations du projet, conformément au plan de management en vigueur.
Ce processus va permettre d’établir entre les parties prenantes un flux de communication efficace.
Ainsi, la maîtrise de la communication va intégrer et structurer les informations suivantes :
-
les besoins en communication des parties prenantes ;
-
la raison de la diffusion de ces informations ;
-
l’intervalle et la fréquence de diffusion ;
-
la personne ou le groupe en charge de la diffusion de l’information ;
-
la personne ou le groupe en charge de la réception de l’information.
L’intérêt est d’assurer entre tous les participants à la communication, grâce à un flux optimal, que les besoins en informations des parties prenantes du projet soient satisfaits.
Plusieurs systèmes de gestion de l’information existent et une variété d’outils seront utilisés.
Parmi eux, la gestion des communications électroniques est à citer (courriel, télécopie, messagerie, téléphone, visioconférence, et publications via internet).
Le chef de projet doit prendre en considération toutes les voies potentielles de communication comme indicateur de complexité du projet. Les considérations et délimitations de qui sera appelé à communiquer avec qui constituent un composant clef pour planifier les échanges réels sur le projet.
Les différentes sources permettant l’identification des exigences du projet en termes de communication sont les suivantes :
-
les organigrammes ;
-
les relations de responsabilité des parties prenantes ;
-
les services internes et externes, métiers, concernés par le projet ;
-
la logistique liée à la localisation des personnes impliquées ;
-
le besoin en information...
L'expertise technique et scientifique de référence
Cet article fait partie de l’offre
Métier : responsable bureau d'étude/conception
(370 articles en ce moment)
Cette offre vous donne accès à :
Une base complète d’articles
Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques
Des services
Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources
Des modules pratiques
Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses
Doc & Quiz
Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive
Définir les flux de communication du projet avec vos clients et votre équipe
ANNEXES
-
Outil
Conseils pour rédiger un courriel professionnel (Outil
fic1711m1.docx
).Cet outil vous propose quelques conseils pour bien rédiger les différents paragraphes d’un courriel professionnel.
L'expertise technique et scientifique de référence
Cet article fait partie de l’offre
Métier : responsable bureau d'étude/conception
(370 articles en ce moment)
Cette offre vous donne accès à :
Une base complète d’articles
Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques
Des services
Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources
Des modules pratiques
Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses
Doc & Quiz
Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive
