Gérer les courriels
Comment bien communiquer par courriel avec ses clients, son équipe et son management ?

Quelques règles de structuration sont nécessaires pour bien gérer vos communications par courriel sur votre projet.

Comme un projet bien géré, les courriels doivent être structurés.

Tout d’abord, il est souhaitable de mettre en place une structure d’objet qui peut commencer par exemple par « le nom du projet » suivi du sujet.

Cette règle doit être précisée à votre équipe au début du projet. Cela permettra d’identifier clairement à quel projet il est fait appel et éviter un mélange entre projets, sachant que vous allez avoir des ressources partagées ou que vous-même aurez à gérer plusieurs projets.

Préférez ensuite limiter vos courriels à un seul sujet, vous faciliterez ainsi les réponses à vos interlocuteurs et ne resterez pas avec des réponses incomplètes.

Relisez systématiquement deux fois vos courriels avant de les envoyer ; vérifiez aussi que le ou les destinataires sont les bons, et que les éventuelles pièces jointes sont bien présentes.

Assurez-vous aussi que ce moyen de communication est le meilleur : ne faut-il pas auparavant contacter par téléphone votre interlocuteur pour échanger de vive voix, vous déplacer pour le voir, d’autant plus qu’il est quelquefois à quelques mètres de vous ?

Les messages nécessitent une relecture, ne serait-ce que pour éviter les fautes d’orthographe ou des fautes de frappe toujours malvenues et ne montrant pas votre professionnalisme.

Assurez-vous aussi que votre message est clair et suffisamment précis.

L’utilisation d’un correcteur d’orthographe est ainsi bienvenue.

Laissez-vous quelquefois un peu de temps de réflexion ou d’apaisement pour ne pas répondre à chaud et de manière trop brutale ou enflammée.

Traitez bien sûr l’urgence comme il se doit.

Vos interlocuteurs seront plus disponibles et réceptifs à certains jours ou moments de la journée. Des études ont montré qu’il fallait privilégier les mardi et jeudi et préférer le matin pour les envois.

Soyez sélectif et ciblez bien vos sujets et interlocuteurs, bref soyez proactifs et concis pour ne pas submerger votre auditoire avec des informations inutiles ou surabondantes.

Sachez aussi préciser si votre envoi est pour information ou pour action afin de ne pas laisser de doute à votre interlocuteur et avoir la meilleure certitude d’une réponse.

Votre accroche doit être aussi captivante, car de nombreuses...