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Auteur(s)
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Stefan CSÖSZ : OLSENCONSEIL, www.olsenconseil.com
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Lire l’articleINTRODUCTION
Dans les projets, la facilitation a du sens dans différents cas de figure :
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Les techniques de facilitation sont très utiles dans un environnement caractérisé par des hiérarchies strictes accompagnées de processus de décisions lents. La facilitation va donc permettre de faire gagner du temps tout en respectant les processus de décisions en interne.
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Elles trouvent aussi leur place quand les réunions incluent un grand nombre de parties prenantes. Ces parties prenantes viennent souvent avec un bagage culturel très différent. Cette situation est propice aux incompréhensions et aux conflits. La facilitation permet de désamorcer le conflit et de focaliser les parties prenantes sur l’objectif du travail en commun.
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Enfin, les techniques de facilitation sont tout simplement utiles dans les réunions de projet. Elles contribuent notamment à maintenir l’intérêt et la motivation des acteurs.
Le chef de projet souffre souvent du fait qu’il doit investir beaucoup d’énergie dans des réunions insuffisamment efficaces. Il peut donc s’inspirer des techniques de facilitation pour :
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gagner du temps ;
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augmenter l’adhésion aux décisions ;
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alléger sa charge de travail.
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Notre conseil2. Préparez le terrain pour la facilitation
La facilitation se prépare. Le chef de projet doit avoir une idée de l’objectif qu’il souhaite atteindre. La facilitation est souvent un très bon moyen de démarrer une réflexion puisqu’elle permet de :
-
défricher le terrain ;
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faire le tri ;
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décider des priorités.
Voici quelques activités de facilitation dont le chef de projet peut s’inspirer pour son animation.
2.1 Déterminer un objectif
Il est important d’annoncer clairement l’objectif de la facilitation. Oublier de parler de l’objectif peut facilement amener l’équipe à produire du contenu sans rapport avec celui-ci. Cette annonce est également un bon moment pour rappeler les enjeux par rapport à l’étape projet dans laquelle l’équipe projet se trouve.
HAUT DE PAGE2.2 Donner les étapes de facilitation
Le groupe de projet a besoin d’avoir une vue d’ensemble sur les étapes de facilitation. Cela permet d’éviter d’éventuelles inquiétudes. Cela donne également une direction de travail à l’équipe. Il est ainsi plus facile pour le chef de projet de garder le cap. Il est recommandé d’écrire les étapes de facilitation sur un tableau papier en les numérotant.
HAUT DE PAGE2.3 Collecter l’information
La collecte d’information est une étape classique de la facilitation, car il s’agit dans un premier temps de s’assurer que l’on dispose de suffisamment d’informations pour traiter du sujet. En effet, les informations nécessaires à la résolution d’un problème sont souvent réparties entre les membres de l’équipe. De plus, elles sont souvent implicites. Il faut donc trouver un processus qui permet d’expliciter les informations et de s’assurer que chacun peut contribuer à leur collecte.
Il est donc préférable de laisser les membres d’une équipe réfléchir d’abord individuellement et, par la suite, seulement en groupe.
Ainsi, le chef de projet peut donner les instructions suivantes :
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Prenez dix minutes pour noter les...
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Organisation internationale de la facilitation
Ce site propose des informations et ressources liées aux compétences et aux interventions de facilitation.
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