Fonctionnement et dysfonctionnement au sein du projet
Les différents types de PMO intégrés dans les projets ou programmes

2.1 Mode projet : la fin justifie les moyens

Dans ces conditions, dans la tête des acteurs du projet, il est important de savoir qui fait quoi. En ce qui concerne un PMO, la question qui se pose très souvent est : « le PMO, quezako ? », surtout lorsqu’il est généraliste. De par sa fonction transverse, impliqué tout à la fois dans la planification, la gestion des risques, le contrôle des coûts, le « reporting », il donne l’impression de pouvoir tout faire au sein d’un projet. C’est ainsi que lorsque l’urgence se fait sentir, les différentes strates du projet n’hésitent pas à l’utiliser pour des tâches plus ou moins éloignées de ses activités de base. Le PMO quant à lui, fréquemment décrié pour son manque de savoirs techniques en relation directe avec l’objet du projet, accepte souvent ces tâches car il voit là une occasion de « redorer son blason » auprès des autres acteurs du projet. Il ne se rend pas compte qu’en faisant cela, il ne remplit plus sa mission de base qui est celle de support au chef de projet dans tous les domaines de la gestion de projet. Si un « coup de pouce » ponctuel peut être envisagé sur des activités éloignées de son champ de compétence, le problème intervient lorsque cette distorsion perd son caractère ponctuel pour devenir une règle de fonctionnement. Le PMO, initialement dédié à 100 % au projet du fait de l’existence d’une charge associée, se retrouve amputé d’une partie de son temps pendant lequel il réalise d’autres tâches. C’est ainsi que l’on peut trouver, au sein des projets, des « risk managers » dont la mission est de gérer à temps complet les risques du projet et qui, dans les faits, se retrouvent tout à la fois gestionnaire des modifications, planificateur et, seulement à leurs moments perdus, « risk manager ».

2.2 Avantages d’un PMO intégré à temps plein au projet

Ce PMO, ou plutôt ces PMO (PMO généraliste, « risk manager », planificateur, etc.), sont directement rattachés fonctionnellement au chef de projet et sont affectés à 100 % de leur temps au projet. S’il n’en demeure pas moins un lien fort, voire hiérarchique...