Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le mieux adapté : Mettre en œuvre la GED en 5 phases

1.1 - Quels sont les avantages d’une GED ?
1.2 - La GED au service de la qualité et de l’environnement

2 - Budgétiser la GED

3 - Mettre en œuvre la GED en 5 phases

3.1 - Phase 1 : Le choix de la solution
3.2 - Phase 2 : Création du plan de classement et des droits d’accès
3.3 - Phase 3 : Faire l’acquisition des documents
3.4 - Phase 4 : Classer et stocker les documents
3.5 - Phase 5 : Diffuser les documents

4 - Notre conseil

4.1 - Soyez chef de projet utilisateur

5 - Erreurs à éviter

5.1 - N’imposez pas les choix aux utilisateurs
5.2 - Ne partez pas sur une solution non évolutive
5.3 - Ne créez pas des usines à gaz
5.4 - Ne vous contentez pas de tests a minima du système
5.5 - N’optez pas pour des systèmes de GED différents

Références

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Auteur(s)

Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère

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INTRODUCTION

Votre système documentaire devient lourd, sa gestion fastidieuse. Vous souhaitez mettre en place un dispositif permettant d’améliorer la gestion, le classement, l’organisation, la sauvegarde et le partage des documents essentiels.

La gestion électronique des documents (GED) permet tout cela, mais sa mise en œuvre ne se fait pas sans évolution des pratiques. Il s’agit d’un projet d’envergure pour l’entreprise qui doit être mené méthodiquement et avec le concours de tous.

En quoi la GED peut-elle contribuer à répondre aux exigences normatives en matière de maîtrise documentaire ?
Comment permet-elle un partage efficace et transversal de l’information ?

Cette fiche vous précise comment mettre en place cette gestion électronique des documents dans votre entreprise.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0334

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3. Mettre en œuvre la GED en 5 phases

La gestion électronique des documents se met en œuvre en cinq grandes phases :

choisir la solution ;
créer le plan de classement et les droits d’accès ;
faire l’acquisition des documents ;
classer et stocker les documents ;
diffuser les documents.

L’illustration ci-dessous présente le principe de fonctionnement et les différentes fonctionnalités d’une GED.

3.1 Phase 1 : Le choix de la solution

Le choix de la solution doit se faire de manière factuelle en confrontant plusieurs solutions du marché sur la base de différents critères.

Les fonctionnalités du produit : notion de type de documents, gestion des utilisateurs, gestion des cycles de vies et versions, formats supportés, limitations aux formats des documents, limitations de taille ou de volumétrie, etc.
L’architecture et l’ouverture avec d’autres logiciels internes : compatibilité Windows et autres OS, existence d’API (connecteurs permettant de communiquer avec d’autres logiciels), possibilité de production de fonctions personnalisées, intégration avec d’autres applications, etc.
Le mode d’hébergement de la solution : si le logiciel est en Saas, le lieu et le niveau de sécurité pour le stockage des données doivent être clairement identifiables. Il faut se renseigner auprès du prestataire sur le lieu de stockage des documents et les modalités de stockage des documents : procédure de sauvegarde, procédure de restauration, durée de conservation des données.
L’étendue du partenariat avec l’intégrateur : proximité, compétences et expériences similaires, offres d’accompagnement, maintenance de la solution. Il faudra s’assurer de sa pérennité, car c’est à ce fournisseur que toutes les données de votre entreprise seront confiées. Quel que soit le mode d’hébergement des données en SaaS ou en local, la solution doit être accompagnée d’une maintenance, afin de corriger les éventuels bugs avec la solution.
La flexibilité du logiciel, un paramétrage personnalisé doit pouvoir être réalisé. Chaque entreprise évolue, il faudra donc également vous renseigner auprès de l’intégrateur sur les possibilités d’évolution de l’outil,...