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Auteur(s)
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Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère
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Lire l’articleINTRODUCTION
Votre système documentaire devient lourd, sa gestion fastidieuse. Vous souhaitez mettre en place un dispositif permettant d’améliorer la gestion, le classement, l’organisation, la sauvegarde et le partage des documents essentiels.
La gestion électronique des documents (GED) permet tout cela, mais sa mise en œuvre ne se fait pas sans évolution des pratiques. Il s’agit d’un projet d’envergure pour l’entreprise qui doit être mené méthodiquement et avec le concours de tous.
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En quoi la GED peut-elle contribuer à répondre aux exigences normatives en matière de maîtrise documentaire ?
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Comment permet-elle un partage efficace et transversal de l’information ?
Cette fiche vous précise comment mettre en place cette gestion électronique des documents dans votre entreprise.
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Erreurs à éviter4. Notre conseil
4.1 Soyez chef de projet utilisateur
En tant que membre du service qualité et utilisateur de la solution, votre rôle est primordial dans la mise en œuvre de la GED. En effet, en étant au cœur de l’organisation de l’entreprise, vous disposez d’une vision transversale indispensable pour sa mise en œuvre.
En outre, la mise en œuvre d’une GED est un projet à part entière qui doit être planifié (cf.Modéliser la planification de tâches nécessaires à la réalisation d’un projet (diagramme de Gantt) [FIC 0433]) et déployé de manière méthodique. Vous serez là aussi pour encadrer le projet selon les modalités de planification attendues par la norme ISO 9001 et vous assurer de l’efficacité de son déploiement.
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