Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le mieux adapté : Budgétiser la GED

1.1 - Quels sont les avantages d’une GED ?
1.2 - La GED au service de la qualité et de l’environnement

2 - Budgétiser la GED

3 - Mettre en œuvre la GED en 5 phases

3.1 - Phase 1 : Le choix de la solution
3.2 - Phase 2 : Création du plan de classement et des droits d’accès
3.3 - Phase 3 : Faire l’acquisition des documents
3.4 - Phase 4 : Classer et stocker les documents
3.5 - Phase 5 : Diffuser les documents

4 - Notre conseil

4.1 - Soyez chef de projet utilisateur

5 - Erreurs à éviter

5.1 - N’imposez pas les choix aux utilisateurs
5.2 - Ne partez pas sur une solution non évolutive
5.3 - Ne créez pas des usines à gaz
5.4 - Ne vous contentez pas de tests a minima du système
5.5 - N’optez pas pour des systèmes de GED différents

Références

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Auteur(s)

Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère

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INTRODUCTION

Votre système documentaire devient lourd, sa gestion fastidieuse. Vous souhaitez mettre en place un dispositif permettant d’améliorer la gestion, le classement, l’organisation, la sauvegarde et le partage des documents essentiels.

La gestion électronique des documents (GED) permet tout cela, mais sa mise en œuvre ne se fait pas sans évolution des pratiques. Il s’agit d’un projet d’envergure pour l’entreprise qui doit être mené méthodiquement et avec le concours de tous.

En quoi la GED peut-elle contribuer à répondre aux exigences normatives en matière de maîtrise documentaire ?
Comment permet-elle un partage efficace et transversal de l’information ?

Cette fiche vous précise comment mettre en place cette gestion électronique des documents dans votre entreprise.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0334

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2. Budgétiser la GED

Au-delà des coûts inhérents à la licence logicielle, la mise en œuvre d’une GED occasionne des coûts à la fois directs et indirects qui ne sont pas toujours évidents à identifier mais qu’il est nécessaire de budgétiser.

Parmi les étapes génératrices de coûts, on compte :

la définition du plan de classement ; un expert en organisation peut accompagner l’entreprise sur la (re)définition de l’arborescence de classement ;
la définition des procédures d’utilisation et de sauvegarde ;
le paramétrage de base (définition des différentes tables : annuaire, utilisateurs, etc.) ;
le déploiement qui ne peut se faire en moins de deux jours ; cela peut être dix fois plus long selon la taille de l’entreprise et l’étendue de la documentation ;
l’acquisition et l’intégration des archives papier existantes ;
la prise en compte des spécificités métier ;
la promotion de l’outil en interne (campagnes de sensibilisation et d’information) ;
la formation des administrateurs et utilisateurs référents ;
l’accompagnement et le suivi de l’expérience d’utilisation ;
l’amélioration de l’outil, car on ne fait que rarement les meilleurs choix du premier coup…

Selon le niveau de maturité de l’entreprise vis-à-vis des technologies informatiques, la mise en œuvre d’une GED peut être longue, fastidieuse et surtout coûteuse. Il convient donc de bien intégrer ces aspects dans la définition du budget.

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