Mettre en place une veille réglementaire

Les étapes du processus de veille réglementaire sont alimentées chacune par des données d’entrée et de sortie, nécessitant des ressources et des moyens, et dont on mesure l’efficacité par différents types d’évaluations (indicateurs, audits).

Schéma simplifié du processus de veille réglementaire jusqu’à la mise en conformité

Le but de cette première étape est d’effectuer un tri des textes réglementaires susceptibles d’être applicables par l’organisme au regard de ses activités, produits et services.

Processus de veille réglementaire

Recensez les textes

L’état des lieux est une étape importante du processus de veille réglementaire. Dans un premier temps, il s’agit de recenser les textes susceptibles de concerner l’organisme en puisant dans les sources disponibles (via Internet le plus souvent).

Une veille réglementaire doit être adaptée à l’organisme afin de ne pas être submergé de textes non applicables. Il convient donc de préciser certaines données d’entrée de votre processus de veille afin d’accéder aux données vous concernant. Il s’agit donc de définir votre contexte (géographique, social, parties intéressées), vos caractéristiques administratives (effectif, taille, statut) et techniques (activité, produits, services, procédés).

L’accès aux textes pour identifier les exigences applicables nécessite d’identifier une ou plusieurs sources fiables. Afin d’identifier les sources utiles pour le processus de veille et de conformité réglementaire, il est important de rappeler quels textes sont recherchés :

• textes internationaux ;
• textes nationaux et européens ;
• textes locaux (acte individuel adressé l’entreprise) ;
• documents d’application volontaire (norme, exigences groupe…).

Les sources officielles

Les sources officielles exhaustives mais « peu pratiques » pour l’accès aux textes « potentiellement » applicables sont :

• pour le droit national, le Journal officiel (JO), accessible via le site Legifrance ;
• pour le droit européen, le Journal officiel de l’Union européenne (JOUE), accessible via le site Internet Legifrance ou via le site Internet de l’Union Européenne ;
• pour le droit international, les textes applicables sont également consultables sur le site Internet Legifrance.

La principale source, support pour la veille réglementaire Environnement et risques industriels (ICPE), est le Code de l’environnement, consultable sur le site Internet Legifrance.

Plusieurs autres sources peuvent être utilisées provenant d’associations ou de prestataires spécialisés (abonnements Web gratuits, prestataires de services…) comme les sites d’organismes publics ou parapublics (ADEME, AIDA de l’INERIS, etc.), mais il est toujours nécessaire de valider les informations que l’on utilise, en particulier dans des situations complexes ou litigieuses ou en cas de doute (exhaustivité, actualisation des textes…).

Identifiez les textes applicables

Dans un second temps, il vous faut analyser le contenu des textes par exigence pour en vérifier l’applicabilité et ainsi établir le fonds documentaire. C’est une liste de textes et d’exigences applicables à l’organisme. On mesurera son exhaustivité au travers d’un audit réglementaire par exemple.

Par ailleurs, il existe des grilles de lecture pouvant être utilisées comme outil pour faciliter l’analyse des textes.