SIG informatise la gestion de ses 700 projets et chantiers annuels

Un logiciel de gestion de projet permet aux Services Industriels de Genève (SIG) de fédérer ses ingénieurs autour d’un même langage, d’utiliser des méthodes de travail communes et d’administrer les ressources de l’entreprise à travers une base de données unique.

Entreprise publique autonome genevoise, SIG (Services industriels de Genève) fournit et veille à la qualité de l’eau, du gaz, de l’électricité et de l’énergie thermique, valorise les déchets, traite les eaux usées et met à disposition un réseau de fibres optiques dans un contexte régional. La gestion de ces différentes activités nécessite une excellente organisation et une parfaite gestion des ressources en interne afin de mener à bien les différents projets en cours et à venir.

En 2007, SIG décida de réorchestrer ses ressources à travers la création d’une nouvelle entité nommée « IPRO » (Ingénierie Projet Réseau Ouvrage) afin de réunir au sein d’un même bureau les différents ingénieurs de SIG (hydraulique, électricité, thermique, architecture, génie civil …), de centraliser leurs compétences et d’augmenter les synergies. « De part nos métiers techniques et nos différentes activités, des projets complexes étaient déjà gérés de bout-en-bout. Cependant, chacun de ces projets était géré différemment, rendant difficile une vue d’ensemble et la mise en place des tableaux de reporting homogènes pour le management» précise Philippe Liechti, Responsable Solutions Clients IT chez SIG. « Chacun s’organisait à sa façon, dans son coin, et les managers se retrouvaient souvent avec une information éparpillée dans une multitude de fichiers aux formats différents. Avec la libéralisation des marchés électrique et gazier, la pression s’est accrue sur SIG et ses projets, avec des exigences de plus en plus élevées en terme de gestion financière et de délais de livraison : la compétence technique seule ne suffit plus ».

La mise en place d’IPRO a donc été l’occasion d’adopter un nouvel outil de gestion de projet et de le tester au sein même de cette entité. L’objectif était de trouver une solution qui permettrait de fédérer les ingénieurs autour d’un même langage, d’utiliser des méthodes de travail communes et de pouvoir administrer et accéder aux ressources de l’entreprise à travers une base de données unique. L’une des plus fortes attentes était également de pouvoir générer rapidement des reportings homogènes et accessibles afin que tous les collaborateurs puissent en bénéficier. Cet outil ne serait donc pas uniquement dédié à la hiérarchie mais à l’ensemble des parties prenantes des projets (clients, membres des équipes projets …) afin de les aider à mieux gérer leur quotidien.

Un déploiement en seulement 7 mois

A la mi-2007, les différentes solutions du marché furent étudiées par les collaborateurs de SIG. « Plusieurs outils ont été évalués, puis trois ont été installés et testés. L’évaluation a porté à la fois sur leurs TCOs et fonctionnalités respectifs » explique Philippe Liechti. « Au final, c’est la solution logiciel de gestion de projet et de portefeuilles PSNext de Sciforma qui a été retenue. Elle se démarquait des autres de part sa convivialité, son interface simple et accessible mais également par son rapport qualité-prix très intéressant ».

Le déploiement a commencé au début 2008 au sein de la nouvelle entité IPRO qui compte une cinquantaine de collaborateurs. Afin d’impliquer les futurs utilisateurs et de bien s’imprégner de leurs besoins, SIG organise alors des ateliers avec l’accompagnement de consultants de Sciforma. L’expérience de déploiement de PSNext dans d’autres entreprises a ainsi été mise à profit. En parallèle, d’autres entités de SIG furent également conviées à des présentations afin qu’elles puissent à terme aussi mettre en œuvre PSNext.

La définition des différents processus dura six mois. En revanche, le paramétrage de l’outil ne dura que quelques semaines. L’adoption de PSNext s’est faite progressivement auprès des collaborateurs, en l’espace d’une année environ.

Une meilleure planification des projets en cours et à venir

L’informatique de SIG repose sur un système SAP. En parallèle du déploiement de PSNext, les informaticiens de SIG ont donc développé, en collaboration avec Sciforma, des interfaces pour communiquer avec SAP afin d’y recueillir des informations complémentaires.

Un premier module a été créé afin de lier les informations dédiées à la finance et à la comptabilité. L’objectif était qu’un chef de projet puisse avoir une meilleure visibilité et une vue d’ensemble de ses projets, de leurs budgets et de leurs coûts. Le deuxième module développé permet d’intégrer dans PSNext les informations liées aux ressources humaines, elles aussi gérées dans SAP. Cette seconde interface permet au chef de projet d’avoir des ressources toujours à jour. Ces deux modules ont donc enrichi le nouvel outil et son intérêt au quotidien pour la direction et l’ensemble des collaborateurs.

PSNext, interfacé avec SAP, permet d’une part de mieux planifier et piloter les projets en cours et à venir, et d’autre part, de remplacer les innombrables fichiers Word, Excel, PowerPoint ou Microsoft Project que chacun utilisait.

700 projets et chantiers gérés annuellement

A la base, PSNext ne devait être utilisé que par la nouvelle entité IPRO mais les bénéfices furent suffisamment intéressants pour que d’autres entités de SIG l’adoptent à leur tour. En 2008, les collaborateurs de la DSI et du Bureau des projets l’ont mis en œuvre. En 2009 ce fut au tour de la Distribution électricité et du BTP qui y gèrent la planification de leurs chantiers respectifs. Aujourd’hui, 130 collaborateurs de SIG utilisent PSNext et gèrent en moyenne un volume de 700 projets et chantiers par année. En 2011, une vingtaine de nouveaux utilisateurs prendront en main l’outil. SIG souhaite également créer un club d’utilisateur de PSNext afin de mutualiser les expériences en interne et de favoriser l’échange de « best practices » concernant le management de projet.

Grâce à l’outil de Sciforma, la gestion des projets et des ressources est devenue beaucoup plus simple. Le fait d’avoir amélioré la planification a également permis une meilleure anticipation de certains problèmes et donc d’avoir le temps d’y faire face. Autre bénéfice, la collaboration entre les différentes entités a été renforcée grâce à une meilleure communication (un langage commun, un outil commun).

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