Tendances industrielles en gestion électronique de documents : Du rôle moteur des utilisateurs vers celui promoteur des DG

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RÉSUMÉ

Ces dernières années ont vu le développement de nombreux produits dédiés à la représentation et au traitement de documents sous forme numérique. Cet article dresse un panorama des tendances observables en gestion électronique de documents, dans un certain nombre de secteurs économiques, comme l’aéronautique, l’édition, la pharmacie, l’automobile, la banque et l’assurance, l’énergie. Les techniques d'ingénierie documentaires sont expliquées, avec les méthodes et la méthodologie associées.

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Auteur(s)

Gérard DUPOIRIER : Consultant, Xerox France

INTRODUCTION

Depuis la fin des années 1980, les entreprises ont pu voir apparaître sur le marché des technologies de l’information un très grand nombre de produits dédiés à la représentation et au traitement des documents sous forme électronique. Prenant appui sur des normes ou sur des standards de facto, ces produits ont conduit à des investissements considérables dans des domaines comme l’édition structurée, la constitution de fonds électroniques, l’utilisation de supports multimédias, le travail collaboratif, le tout s’inscrivant et faisant de plus en plus référence à l’Internet comme vecteur de diffusion et de commerce.

À ces investissements correspondent des attentes assez bien identifiées qui sont souvent d’ordre économique et qui conduisent, explicitement ou non, à de nouvelles organisations du travail et à de nouveaux rapports sociaux.

Comme souvent face aux innovations, certaines entreprises ont été plus aventurières que d’autres. Toutes n’ont pas placé et défini leurs objectifs selon les mêmes critères et les mêmes termes.

L’ambition de cet article est de tirer profit de notre expérience de conseil pour faire un panorama des tendances observables dans un certain nombre de secteurs économiques, comme l’aéronautique, l’édition, la pharmacie, l’automobile, la banque et l’assurance, l’énergie.

À partir de ce panorama, nous essayerons de dégager des attentes et donc des pistes pour l’avenir proche.

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https://doi.org/10.51257/a-v1-h7600

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5. Du rôle moteur des utilisateurs vers celui promoteur des DG

Il est intéressant de noter, que ce soit dans le domaine de l’édition structurée, de la gestion des documents sous forme électronique ou encore du workflow, que les utilisateurs sont très souvent les moteurs du changement. Les DI (directions informatiques) ne nous apparaissent pas comme des structures techniquement innovantes, même si elles demeurent un passage obligé de coordination technique en particulier, très certainement parce que, historiquement, l’enjeu et la technicité des problèmes rencontrés en matière documentaire – y compris ceux de bibliothéconomie – ne leur sont pas apparus pertinents. Très certainement aussi parce qu’au milieu des années 1980 les logiciels de traitement de texte utilisés par les secrétariats comme outils dits bureautiques pour créer des documents ont été considérés comme peu dignes d’intérêt par les directions informatiques.

Force est de constater que la demande est du côté des utilisateurs. Ce sont les représentants des directions utilisatrices que l’on rencontre le plus souvent dans les conférences et les salons professionnels. Ces directions sont confrontées à l’amélioration de leur productivité, obligées de faire mieux, plus vite et le plus souvent à moindre coût, plutôt qu’à coût constant. Elles consultent et cherchent les techniques capables de les aider. Elles disposent tout à la fois des « connaissances métier » et de l’autorité à s’organiser comme elles l’entendent et à utiliser les techniques qui leur semblent convenir le mieux.

Le biais de ces comportements tient dans la cohérence de l’ensemble de ce qui sera instrumentalisé. C’est souvent la DI qui assure la cohérence technique, par le choix des produits disponibles sur le marché et la direction générale (DG), ou de façon plus pragmatique un comité de pilotage de haut niveau, pour ce qui concerne la cohérence fonctionnelle et la priorité des investissements et donc le choix du secteur de l’entreprise à privilégier.

Cette tendance, à savoir le rôle actif de la DG dans les investissements technologiques et le choix du secteur applicatif, est à rapprocher des réflexions relatives à l’informatique stratégique, en particulier à la publication d’un certain nombre d’ouvrages [11]...

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