Tendances industrielles en gestion électronique de documents : Contexte

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RÉSUMÉ

Ces dernières années ont vu le développement de nombreux produits dédiés à la représentation et au traitement de documents sous forme numérique. Cet article dresse un panorama des tendances observables en gestion électronique de documents, dans un certain nombre de secteurs économiques, comme l’aéronautique, l’édition, la pharmacie, l’automobile, la banque et l’assurance, l’énergie. Les techniques d'ingénierie documentaires sont expliquées, avec les méthodes et la méthodologie associées.

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Auteur(s)

Gérard DUPOIRIER : Consultant, Xerox France

INTRODUCTION

Depuis la fin des années 1980, les entreprises ont pu voir apparaître sur le marché des technologies de l’information un très grand nombre de produits dédiés à la représentation et au traitement des documents sous forme électronique. Prenant appui sur des normes ou sur des standards de facto, ces produits ont conduit à des investissements considérables dans des domaines comme l’édition structurée, la constitution de fonds électroniques, l’utilisation de supports multimédias, le travail collaboratif, le tout s’inscrivant et faisant de plus en plus référence à l’Internet comme vecteur de diffusion et de commerce.

À ces investissements correspondent des attentes assez bien identifiées qui sont souvent d’ordre économique et qui conduisent, explicitement ou non, à de nouvelles organisations du travail et à de nouveaux rapports sociaux.

Comme souvent face aux innovations, certaines entreprises ont été plus aventurières que d’autres. Toutes n’ont pas placé et défini leurs objectifs selon les mêmes critères et les mêmes termes.

L’ambition de cet article est de tirer profit de notre expérience de conseil pour faire un panorama des tendances observables dans un certain nombre de secteurs économiques, comme l’aéronautique, l’édition, la pharmacie, l’automobile, la banque et l’assurance, l’énergie.

À partir de ce panorama, nous essayerons de dégager des attentes et donc des pistes pour l’avenir proche.

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https://doi.org/10.51257/a-v1-h7600

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1. Contexte

Il faut convenir dès maintenant que chaque entreprise est un cas particulier et qu’en matière documentaire, la situation est multiforme. Il n’y a bien évidemment pas de modèle, mais plutôt des tendances qui font qu’une situation, sous certaines conditions, peut se retrouver et servir d’appui et de comparaison. Ces conditions sont principalement liées au secteur industriel concerné (industrie manufacturière, chimie et pharmacie, collectivités locales, banque et assurance, etc.). Elles sont également liées à la culture de l’entreprise, à savoir son interaction, comme composant économique et social, avec son environnement extérieur – concurrents, clients et fournisseurs – et intérieur par son style de management et sa capacité à innover et à s’engager dans la mise en œuvre de techniques dites nouvelles. Ces techniques conduisent forcément l’entreprise à remettre en cause de façon quasi permanente son organisation et de fait les rôles et les responsabilités de ses collaborateurs. Sur tous ces points, les entreprises apprécient différemment les risques et les opportunités, et sont donc loin de se ressembler, même celles appartenant au même secteur économique.

Dans ce contexte essentiellement économique et social – nous ne prenons pas en compte d’autres vues de l’entreprise comme les vues financières et comptables –, les entreprises portent un regard sur les techniques dès lors qu’elles leur permettent deux choses essentielles, mais d’importance très différente :

tout d’abord, un meilleur positionnement concurrentiel par des prix plus attractifs, une mise sur le marché plus rapide des produits, un déploiement des forces commerciales ou des réseaux de distribution plus efficient, un service après-vente plus performant ;
ensuite, une forte capacité d’innovation et de reconfiguration. Cela nécessite une prise en considération de ce que d’aucuns appellent les biens immatériels, à savoir des capacités de R&D qui permettent à l’entreprise de déposer des brevets, la formation des personnels pour une plus grande adaptabilité au changement et, enfin, la thésaurisation des savoirs et des savoir-faire [1].

Nous ne sommes plus au temps des Trente Glorieuses, époque durant laquelle les techniques nouvelles devaient principalement conduire à produire en plus grande quantité, et plus vite. Sauf quelques exceptions, celles des marchés captifs, le client et le consommateur ont le...