Comment communiquer en gestion de projet ?
Communication au cours d’un projet

2.1 Des rapports écrits incontournables

Quand vous choisissez un mode de communication avec votre équipe et les parties prenantes de votre projet, la qualité du support est aussi importante que le type d’information.

Le choix du support vous aide à garantir la transmission des informations nécessaires au moment opportun.

Contrairement aux communications orales informelles, les rapports écrits permettent de bien présenter les données factuelles, de choisir ses mots avec soin afin de limiter les incompréhensions, de fournir l’historique des informations que vous révélez et de transmettre le même message à un grand nombre de destinataires.

2.2 Rapport d’avancement du projet

Le rapport d’avancement du projet est un moyen pratique de cultiver la motivation des parties prenantes et de les tenir informées de leurs responsabilités.

Pour choisir les destinataires de votre rapport d’avancement, répondez aux questions suivantes.

• Qui doit être informé du déroulement du projet ?

• Qui veut être informé du déroulement du projet ?

• Qui souhaitez-vous tenir informé du déroulement du projet ?

Alors, vous aurez à :

• rédiger votre rapport en fonction des intérêts et besoins des personnes à qui vous vous adressez ;

• produire un rapport d’avancement au moins une fois par mois, quelles que soient les demandes de vos parties prenantes ;

• vous assurer que toutes les informations de votre rapport sur les produits, le calendrier et les ressources concernent bien la même période ;

• comparer les performances effectives aux performances figurant dans le plan.

Pour cela :

• ne réservez pas de surprise ; si un événement nécessite une intervention immédiate pendant la période, avertissez tout de suite les personnes concernées et attachez-vous à trouver une solution ;

• profitez des réunions régulières de l’équipe de projet pour parler des sujets et problèmes que vous mentionnez dans le rapport d’avancement ;

• utilisez un tableau de bord.