Comment passer d’un SMQ papier à une dématérialisation 100 % : Erreurs à éviter

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Auteur(s)

Benoît BOUDIER : Responsable du service qualité et métrologie, Laboratoire départemental d’analyses et de recherche de l’Aisne – LDAR, LAON (02), France

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INTRODUCTION

La mode du zéro papier n’épargne par les laboratoires. Dans une période où tout est informatisé, disponible au format numérique, les laboratoires disposent de plus en plus d’un LIMS et d’un extranet permettant la consultation des résultats par internet. Cependant, leurs systèmes de management de la qualité, pourtant générateurs d’un nombre invraisemblable de documents et d’enregistrements sont encore très papier avec une gestion qui a peu évolué ces dernières années.

L’objectif de cette fiche est d’aborder les questions que les laboratoires souhaitant dématérialiser leur système de management de la qualité doivent se poser. Sans être la description de la méthodologie idéale, cette fiche décrit les points essentiels de la dématérialisation en présentant les conseils et erreurs à éviter pour trouver l’outil, qu’il soit commercial ou développé en interne.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1435

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7. Erreurs à éviter

7.1 Ne dématérialisez pas la communication

Un système totalement dématérialisé doit permettre au responsable qualité de piloter efficacement une multitude d’actions depuis son bureau. Cependant, un des piliers du management de la qualité reste l’implication de tous ; il est donc indispensable de maintenir une communication, des réunions, des groupes de travail. Il serait irréel de croire qu’il suffit de diffuser par voie numérique un document pour qu’il soit intégré et appliqué immédiatement dans le laboratoire.

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7.2 Ne négligez pas l’intégration des informaticiens

Les personnels des services informatiques vont être les premiers partenaires du responsable qualité dans la mise en place d’une dématérialisation. Il est donc essentiel de les intégrer dans le projet en tant qu’acteurs de la mise en place et surtout pas comme des fournisseurs d’un service. Il faudra donc les former, leur présenter les principes de validation attendus de chaque étape et les accompagner dans l’enregistrement de leur activité.

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7.3 Ne confondez pas graphique couleur et amélioration continue

Les progiciels qualité vous permettront en quelques clics d’obtenir des synthèses graphiques, des tableaux de bord, des suivis d’indicateurs. Ils vont vous aider à démontrer l’amélioration continue de l’efficacité de votre système de management de la qualité. Il est primordial de bien veiller à la véracité de ces données recueillies automatiquement et de les évaluer en profondeur afin de mesurer réellement l’amélioration continue.

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