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Auteur(s)
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Benoît BOUDIER : Responsable du service qualité et métrologie, Laboratoire départemental d’analyses et de recherche de l’Aisne – LDAR, LAON (02), France
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Lire l’articleINTRODUCTION
La mode du zéro papier n’épargne par les laboratoires. Dans une période où tout est informatisé, disponible au format numérique, les laboratoires disposent de plus en plus d’un LIMS et d’un extranet permettant la consultation des résultats par internet. Cependant, leurs systèmes de management de la qualité, pourtant générateurs d’un nombre invraisemblable de documents et d’enregistrements sont encore très papier avec une gestion qui a peu évolué ces dernières années.
L’objectif de cette fiche est d’aborder les questions que les laboratoires souhaitant dématérialiser leur système de management de la qualité doivent se poser. Sans être la description de la méthodologie idéale, cette fiche décrit les points essentiels de la dématérialisation en présentant les conseils et erreurs à éviter pour trouver l’outil, qu’il soit commercial ou développé en interne.
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Accueil > Ressources documentaires > Mesures - Analyses > Qualité et sécurité au laboratoire > Des bonnes pratiques en laboratoire à l’accréditation > Comment passer d’un SMQ papier à une dématérialisation 100 % > Comment commencer simplement ?
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Profitez-en pour revoir les processus3. Comment commencer simplement ?
Pour commencer simplement, il est préférable de dématérialiser la documentation qualité, interne ou externe. C’est-à-dire gérer la création, la révision, le cycle de vie, la consultation ainsi que l’archivage sans papier, tout cela au travers d’une solution informatique, une GED (Gestion électronique documentaire).
Pourquoi est-ce simple ?
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Car le laboratoire dispose déjà de l’existant des documents au format informatique (traitement de texte, tableur).
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Car avec des cycles de vie complexes, les documents n’évoluent pas rapidement.
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Car l’ensemble du personnel du laboratoire est concerné sans exception.
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Car l’exigence est de faire aussi bien que le papier.
La règle du « aussi bien que par le papier » est celle qu’il faut systématiquement appliquer dans le cadre de la dématérialisation. Il ne faut pas demander à l’informatique des mesures de précautions particulières si l’on n’en demandait pas dans le cadre d’une gestion papier. À titre d’exemple, un mail est équivalent à un courrier simple.
La mise en place d’une gestion de la documentation qualité dématérialisée permet au laboratoire de supprimer ses classeurs, enregistrements d’accusés de réception, archives, revue documentaire, arborescence, liste des documents et les nombreuses photocopies en faisant ainsi gagner un temps précieux au responsable qualité.
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