Notre conseil
Comment passer d’un SMQ papier à une dématérialisation 100 %

6.1 Acceptez l’impression des documents

Il peut être tentant d’interdire toute impression lors de la mise en place d’une dématérialisation. Notre conseil est plutôt de responsabiliser les personnels, de générer automatiquement des filigranes indiquant le nom du personnel, la date, le statut de copie. Ensuite, il vous faudra régulièrement vous assurer que ces documents imprimés ne se retrouvent pas dans des classeurs et, ainsi, qu’un système parallèle ne se mette en place.

6.2 Vérifiez l’accessibilité informatique

La réussite de la dématérialisation passe par une accessibilité informatique efficace. Il est important de vérifier, avant la mise en place de la dématérialisation, que les accès informatiques seront disponibles aux postes de travail en quantité et en qualité. En effet, vos personnels accepteront volontiers de prendre 5 minutes pour aller chercher un document dans un classeur mais trouveront trop long un système informatique qui mettra 40 secondes à afficher le document à l’écran.

6.3 Organisez vos audits externes en conséquence

La dématérialisation va changer le déroulement de vos audits externes : fini les nombreux classeurs sur le bureau, le temps passé à aller chercher l’enregistrement, les nombreux déplacements. En quelques clics de souris, l’ensemble des informations sera à l’écran. Nous vous conseillons d’informer les auditeurs, dès le début de l’audit, que votre système est dématérialisé, de prévoir un vidéoprojecteur ou un écran de grande taille pour leur faciliter la lecture et même leur proposer la souris pour leur permettre de naviguer à leur rythme dans les documents.