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Auteur(s)
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Benoît BOUDIER : Responsable du service qualité et métrologie, Laboratoire départemental d’analyses et de recherche de l’Aisne – LDAR, LAON (02), France
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Lire l’articleINTRODUCTION
La mode du zéro papier n’épargne par les laboratoires. Dans une période où tout est informatisé, disponible au format numérique, les laboratoires disposent de plus en plus d’un LIMS et d’un extranet permettant la consultation des résultats par internet. Cependant, leurs systèmes de management de la qualité, pourtant générateurs d’un nombre invraisemblable de documents et d’enregistrements sont encore très papier avec une gestion qui a peu évolué ces dernières années.
L’objectif de cette fiche est d’aborder les questions que les laboratoires souhaitant dématérialiser leur système de management de la qualité doivent se poser. Sans être la description de la méthodologie idéale, cette fiche décrit les points essentiels de la dématérialisation en présentant les conseils et erreurs à éviter pour trouver l’outil, qu’il soit commercial ou développé en interne.
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Accueil > Ressources documentaires > Mesures - Analyses > Qualité et sécurité au laboratoire > Des bonnes pratiques en laboratoire à l’accréditation > Comment passer d’un SMQ papier à une dématérialisation 100 % > Notre conseil
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Erreurs à éviter6. Notre conseil
6.1 Acceptez l’impression des documents
Il peut être tentant d’interdire toute impression lors de la mise en place d’une dématérialisation. Notre conseil est plutôt de responsabiliser les personnels, de générer automatiquement des filigranes indiquant le nom du personnel, la date, le statut de copie. Ensuite, il vous faudra régulièrement vous assurer que ces documents imprimés ne se retrouvent pas dans des classeurs et, ainsi, qu’un système parallèle ne se mette en place.
HAUT DE PAGE6.2 Vérifiez l’accessibilité informatique
La réussite de la dématérialisation passe par une accessibilité informatique efficace. Il est important de vérifier, avant la mise en place de la dématérialisation, que les accès informatiques seront disponibles aux postes de travail en quantité et en qualité. En effet, vos personnels accepteront volontiers de prendre 5 minutes pour aller chercher un document dans un classeur mais trouveront trop long un système informatique qui mettra 40 secondes à afficher le document à l’écran.
HAUT DE PAGE6.3 Organisez vos audits externes en conséquence
La dématérialisation va changer le déroulement de vos audits externes : fini les nombreux classeurs sur le bureau, le temps passé à aller chercher l’enregistrement, les nombreux déplacements. En quelques clics de souris, l’ensemble des informations sera à l’écran. Nous vous conseillons d’informer les auditeurs, dès le début de l’audit, que votre système est dématérialisé, de prévoir un vidéoprojecteur ou un écran de grande taille pour leur faciliter la lecture et même leur proposer la souris pour leur permettre de naviguer à leur rythme dans les documents.
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