Références
Présentation
Auteur(s)
-
Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
Votre système documentaire devient lourd, sa gestion fastidieuse. Vous souhaitez mettre en place un dispositif permettant d’améliorer la gestion, le classement, l’organisation, la sauvegarde et le partage des documents essentiels.
La gestion électronique des documents (GED) permet tout cela, mais sa mise en œuvre ne se fait pas sans évolution des pratiques. Il s’agit d’un projet d’envergure pour l’entreprise qui doit être mené méthodiquement et avec le concours de tous.
-
En quoi la GED peut-elle contribuer à répondre aux exigences normatives en matière de maîtrise documentaire ?
-
Comment permet-elle un partage efficace et transversal de l’information ?
Cette fiche vous précise comment mettre en place cette gestion électronique des documents dans votre entreprise.
L'expertise technique et scientifique de référence
DOI (Digital Object Identifier)
CET ARTICLE SE TROUVE ÉGALEMENT DANS :
Accueil > Ressources documentaires > Mesures - Analyses > Qualité et sécurité au laboratoire > Des bonnes pratiques en laboratoire à l’accréditation > Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le mieux adapté > Budgétiser la GED
Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Métier : responsable qualité > Piloter et animer la qualité > Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le mieux adapté > Budgétiser la GED
Cet article fait partie de l’offre
Métier : responsable bureau d'étude/conception
(370 articles en ce moment)
Cette offre vous donne accès à :
Une base complète d’articles
Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques
Des services
Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources
Des modules pratiques
Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses
Doc & Quiz
Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive
Présentation
Mettre en œuvre la GED en 5 phases2. Budgétiser la GED
Au-delà des coûts inhérents à la licence logicielle, la mise en œuvre d’une GED occasionne des coûts à la fois directs et indirects qui ne sont pas toujours évidents à identifier mais qu’il est nécessaire de budgétiser.
Parmi les étapes génératrices de coûts, on compte :
-
la définition du plan de classement ; un expert en organisation peut accompagner l’entreprise sur la (re)définition de l’arborescence de classement ;
-
la définition des procédures d’utilisation et de sauvegarde ;
-
le paramétrage de base (définition des différentes tables : annuaire, utilisateurs, etc.) ;
-
le déploiement qui ne peut se faire en moins de deux jours ; cela peut être dix fois plus long selon la taille de l’entreprise et l’étendue de la documentation ;
-
l’acquisition et l’intégration des archives papier existantes ;
-
la prise en compte des spécificités métier ;
-
la promotion de l’outil en interne (campagnes de sensibilisation et d’information) ;
-
la formation des administrateurs et utilisateurs référents ;
-
l’accompagnement et le suivi de l’expérience d’utilisation ;
-
l’amélioration de l’outil, car on ne fait que rarement les meilleurs choix du premier coup…
Selon le niveau de maturité de l’entreprise vis-à-vis des technologies informatiques, la mise en œuvre d’une GED peut être longue, fastidieuse et surtout coûteuse. Il convient donc de bien intégrer ces aspects dans la définition du budget.
L'expertise technique et scientifique de référence
Cet article fait partie de l’offre
Métier : responsable bureau d'étude/conception
(370 articles en ce moment)
Cette offre vous donne accès à :
Une base complète d’articles
Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques
Des services
Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources
Des modules pratiques
Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses
Doc & Quiz
Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive
Budgétiser la GED
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
L'expertise technique et scientifique de référence
Cet article fait partie de l’offre
Métier : responsable bureau d'étude/conception
(370 articles en ce moment)
Cette offre vous donne accès à :
Une base complète d’articles
Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques
Des services
Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources
Des modules pratiques
Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses
Doc & Quiz
Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive
