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Auteur(s)
-
Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère
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La capitalisation des connaissances dans l’entreprise est primordiale, mais bien trop d’entreprises l’oublient et se voient perdre du capital savoir : turnover des salariés, départ en retraite, non-retour d’expérience entre les équipes.
Dans cette fiche, nous allons vous présenter la mise en œuvre d’une communauté de pratique dans votre entreprise afin d’améliorer la gestion des connaissances. Grâce à elle vous allez pouvoir assurer la capitalisation, le partage et le transfert du savoir-faire généré et aussi apprendre de vos erreurs. Le lancement de ce projet vous demandera de l’énergie car, même si elle peut vous paraître simple et rapide, la démarche nécessitera de l’organisation.
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Lancer la communauté3. Créer et partager
L’étape suivante consiste à motiver, nommer, et engager les membres de la communauté pour lancer le partage de la connaissance ; elle sera sûrement une des plus compliquées à mettre en œuvre car il vous faudra faire face aux réticences à partager et convaincre les acteurs de bousculer leurs habitudes et préjugés.
Cette mobilisation peut être réalisée par le leader de la communauté et/ou les managers des acteurs concernés dans le cadre de réunions individuelles, via des événements de communication ou de promotion…
Il est à la fois nécessaire :
-
d’assurer l’implication, l’engagement des managers ;
-
de sécuriser les disponibilités des acteurs impliqués ;
-
d’identifier un « animateur » ;
-
de mettre en place des objectifs individuels propres à la contribution aux communautés.
3.1 Le plan d’animation et de capitalisation
Afin d’assurer le bon fonctionnement et la bonne animation de la dynamique de la communauté, vous devez :
-
définir la méthode et les outils pour assurer la collaboration, la capitalisation et le transfert des connaissances ;
-
mettre en place (si possible) un outil informatique collaboratif pour supporter les échanges des informations et dynamiser les actes collaboratifs (par exemple : agenda, annuaire, plan d’action partagé).
Le plan d’animation est composé :
-
d’une structure et de ses règles de gestion, des documents afférents ;
-
du calendrier d’animation positionnant les réunions de travail, les événements de partage, de communication, etc.
3.2 Outils
Le choix de l’outil qui mènera au bout de votre projet est une phase très importante ; il n’est pas facile de le trouver car il devra convenir à tout le monde et rentrer dans votre budget.
Voici une liste d’outils que vous pouvez mettre en place :
-
base de connaissances, en structurant les rubriques ;
-
sites Web (partage de documents, discussions sur forums) ;
-
chat, avec des rencontres virtuelles organisées...
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