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Auteur(s)
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Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous êtes chargé de rédiger ou de reprendre des documents de travail, précisant le détail des opérations à réaliser. Ces documents sont appelés modes opératoires ou instructions. Vous ne savez pas comment procéder, quel niveau de détail préciser ou encore quel format adopter ?
Un mode opératoire, à l’inverse de la procédure qui reste générale, est un document qui décrit de manière précise des opérations à réaliser.
Le mode opératoire doit donc à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les conditions d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies conjointement :
-
le fond : le contenu de l’information doit être approprié, pertinent et suffisant ;
-
la forme : elle doit participer à la bonne compréhension de l’information et par conséquent à la mise en œuvre des opérations attendues. La forme participe également à la gestion du document en matière d’identification, d’élaboration, de diffusion, de révision, etc.
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Que doit contenir mon instruction ?1. Identifiez des modes opératoires à créer, mettez à jour ou archivez
Le mode opératoire ou l’instruction de travail décrivent la liste des opérations à effectuer, méthodiquement ordonnées, afin de réaliser un ensemble précis de tâches. Le mode opératoire pourra comprendre la description de règles de gestion utiles pour l’exécution des tâches ou des contrôles ; il viendra en complément des procédures de l’entreprise.
L’ISO 9001 parle d’informations documentées, elle n’exige pas le découpage de la documentation en procédure, mode opératoire, instruction, quand bien même il est intéressant d’utiliser différents niveaux de documentation pour piloter votre SMQ.
Voici les différents niveaux de documentation qui peuvent être utilisés.
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fiches processus : décrivent les processus du SMQ ;
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procédures : elles formalisent un ensemble de règles et d’actions pour obtenir un résultat défini. Elles définissent précisément qui fait quoi, comment, où et pourquoi. À ne pas confondre avec les modes opératoires (cf. ci-dessous) ;
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instructions de travail : on retrouve ici les modes opératoires et autres documents de travail (consignes…) qui codifient dans le détail les opérations à mener ;
-
enregistrements : ils ont pour fonction de prouver les résultats des opérations et d’assurer leurs traçabilités.
La première étape consiste donc à identifier les instructions de travail à rédiger. Ce travail doit se faire processus par processus avec chaque pilote et acteur concerné.
Cette identification repose sur une évaluation du risque réalisée à partir de ces questions :
-
Les opérations peuvent-elles être réalisées par d’autres opérateurs, salariés, sans que les tâches ne soient décrites ?
-
Tous les salariés ont-ils les mêmes pratiques ?
-
Y a-t-il beaucoup d’événements non conformes liés à l’exécution de cette opération ?
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Les instructions existantes correspondent-elles toujours aux pratiques actuelles ?
Si pour l’une de ces questions, la réponse est « non » ou « partiellement », il sera nécessaire de créer ou réviser vos instructions.
Une fois identifié le besoin de créer...
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